Кадровый учет в ООО с нуля — пошаговая инструкция

Кадровый учет в ООО с нуля – пошаговая инструкция

Что подразумевает кадровый учёт

  1. Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
  2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
  3. К кадровому учёту относится:
    • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
    • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
    • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
    • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
    • ведение табеля по учетному времени.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Что должно быть:

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

  1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
  2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

  1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
  2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
  3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
    • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
    • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
    • Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
    • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
    • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
  4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
  5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
  6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
  7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
  8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.

Штрафы за неведение кадрового учёта

Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

Источник:
http://consultwork.ru/upravlenie-personalom/uchet/v-ooo-s-nulya.html

Кадровое делопроизводство с нуля в 2020 году

Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.

Шаг 1. Назначение кадровика

Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:

  • вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
  • составлять приказы, договоры, положения, заявления;
  • заниматься трудовыми книжками;
  • вести личные дела работников;
  • работать с больничными, отпусками и декретами;
  • готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
  • вести воинский учет;
  • работать с архивом;
  • выявлять причины текучки кадров.

Если штат небольшой, то обязанности инспектора можно возложить, например, на офис-менеджера по совместительству (при его согласии и с включением должности в штатное расписание). Но когда численность на предприятии свыше 200 человек, потребуется специальный работник или даже целый отдел. Хотя точной нормы на одного кадровика нет.

Чтобы приступить к обязанностям, вам потребуется место, компьютер, копировальный аппарат и канцтовары. Работодатель должен установить на компьютер кадровую программу — 1С или любую другую, а также антивирусник, чтобы защитить персональные данные работников.

Желательно сразу создать информативную базу. Приобрести бумажный Трудовой кодекс РФ в свежей редакции, чтобы быстро находить нужные статьи и если возникнет спор с персоналом оперативно подтвердить свою позицию. Еще под рукой хорошо иметь:

Хорошо бы попросить у директора установить платную информационно-правовую систему типа «Консультант Плюс». С ее помощью вы будете в курсе изменений в законодательстве и найдете выход из сложных ситуаций.

Руководитель может поручить ведение учета сторонней аутсорсинговой компании по договору за ежемесячную плату. Но когда место организовано, и вас берут, нужно составить доверенность, издать приказ о назначении и подписать акт приемки-передачи документов.

Шаг 2. Подготовка базовой документации

Первым делом прочитайте устав порученной вам организации и изучите другие учредительные документы. Обратите внимание на полное и сокращенное наименование фирмы, чтобы правильно указывать его в кадровых бумагах: оно должно везде совпадать. Еще посмотрите, кто уполномочен принимать решения по трудовым договорам и внутренним нормативным актам. Именно он и будет подписывать их.

Теперь предстоит разработать документы, которые обязательно должны быть на предприятии:

  • Штатное расписание (форма Т-3) — отражает потребность работодателя в трудовых функциях, закрепляет численность должностей и состав персонала (ст. 57 ТК РФ).
  • Правила внутреннего трудового распорядка — регламентирует порядок приема, увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон, режим работы и отдыха, меры поощрения и взысканий (ст. 189 ТК РФ).
  • График отпусков (форма Т-7) — устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Он разрабатывается не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который составляется. Если фирма создана в начале или середине года, то на этот год его готовить не нужно, только на будущий.
  • Положение о персональных данных работников — регламентирует состав, порядок обработки и хранения личных сведений персонала, а также получения согласия на обработку и условия передачи их третьим лицам (ст. 88 ТК РФ).
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — содержит данные о получении книжек от работников и выдаче их на руки (правда, с переходом на ЭТК этот пункт постепенно теряет актуальность).
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — отражает поступление и расходование новых бланков.
  • Инструкции по охране труда и журнал ознакомления (ст. 212 ТК РФ).
  • Положение об оплате труда — содержит порядок начисления зарплаты работникам, а также поощрений или депремирования (ст. 135 ТК РФ).
  • Табель учета рабочего времени — отражает отработанное время для начисления зарплаты (формы Т-12, Т-13).
  • Шаблоны трудовых договоров согласно ст. 57 ТК РФ.
  • Личные карточки работников (форма Т-2).
  • Должностные инструкции — необязательны, но помогут в спорных ситуациях.
  • Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
  • Журнал регистрации приказов по личному составу.
  • Договоры с материально-ответственными лицами.

Помимо них лучше сразу разработать типовые бланки приказов о приеме, увольнении, переводе работников, а также о предоставлении отпуска, отправке в командировку, на премирование и для иных ситуаций, которые могут возникнуть в работе.

Читайте также  Нарушение сроков фиксации в ЕГАИС

Все эти документы потребуются уже при приеме первого сотрудника, поэтому нужно подготовить их заранее. Приведенные выше формы не являются обязательными, но рекомендованы Постановление Госкомитета статистики № 1, удобны и привычны. Если вы решили использовать свои бланки, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утвердите их форму отдельным приказом.

Только микропредприятиям можно полностью или частично отказаться от составления правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и премировании, графиков сменности и иных локальных актов, если они отразят все эти условия в трудовых договорах с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).

Остальные организации обязаны иметь этот базовый набор документов.

Шаг 3. Проверка документов на руководителя

Если фирма новая, то директор — первое лицо, которое нужно принять. При этом важно узнать, не лишен ли он права занимать эту должность (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Такой информацией владеют налоговые органы, они ведут специальные реестры дисквалифицированных лиц, поэтому нужно сделать им письменный запрос.

Когда все в порядке заключите с ним трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу (назначении генеральным директором) и внесите информацию в его трудовую книжку. При этом нужно учитывать срок действия полномочий директора, который определен учредительными документами.

Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки

За хранение трудовых книжек (если на предприятии есть сотрудники, не перешедшие на ЭТК) кто-то должен отвечать, ему же предстоит отслеживать их движение, вести их, готовить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р. Такая обязанность фиксируется в должностной инструкции уполномоченного сотрудника и трудовом договоре с ним. Если штат небольшой, то ни к чему назначать отдельного человека, с этим справится и основной кадровик по совместительству (при согласии).

Когда вы пришли в уже работающую фирму, проверьте книжки, бланки, вкладыши и приходно-расходную книгу по их учету. Посмотрите, чтобы оформление было правильным:

  • страницы пронумерованы и прошнурованы;
  • в конце журнала стоит пломба (сургуч) и подпись руководителя.

Хранится книга у кадровика, а сами трудовые книжки — в несгораемом шкафу или сейфе.

Ответственность кадровика

Если кадрового учета на предприятии нет или он ведется неправильно, можно получить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • должностным лицам и предпринимателям — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • предприятиям — от 30 до 50 тыс. руб.

А неграмотное составление трудового договора или оттягивание его заключения, потому что еще не разработали шаблон, может квалифицироваться как уклонение от оформления отношений между работником и организацией. За это предусмотрено отдельное наказание:

  • должностным лицам — от 10 до 20 тыс. руб.,
  • предпринимателям — от 5 до 10 тыс. руб.,
  • организациям — от 50 до 100 тыс. руб.

Подводим итоги

  • Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
  • Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
  • Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
  • Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
  • За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник:
http://blogkadrovika.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-2020/

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала «Кадровик-практик». Если Вы не являетесь подписчиком, то можете либо оплатить онлайн доступ к некоторым процедурам либо подписаться на журнал (

5 руб./день) >>
Подписка даст Вам доступ к материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.

Не представленные ниже пошаговые инструкции доступны только подписчикам журнала «Кадровик-практик»

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство — восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок «Трудовые книжки» (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
  • большая справочная база, доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик» (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
  • наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

  • Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
  • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
  • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор — в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. «

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе, необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе. На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью » Штатное расписание: форма и содержание «. Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем почитать статью: » Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю» и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем методичку: «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы» . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Там же есть и форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

Читайте также  Смена юридического адреса

9. Оформляем на работу работников.

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Источник:
http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/drugie/kadrovoe_deloproizvodstvo_s_nulya_poshagovoe_rukovodstvo/

Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Другие нормативные акты

Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:

  1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
  2. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
  3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
  4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
  5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.

Организация кадрового учёта с нуля

ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.

В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя локальные нормативные акты

Кадровый учёт включает в себя:

  • создание различных договоров и соглашений между сотрудниками и нанимателем, разного рода приложений к ним;
  • участие в разработке и применении локальных нормативных актов;
  • издание приказов руководства, а также их учёт;
  • создание и ведение журналов, реестров и другой учётной документации;
  • составление графика рабочего времени и отпусков;
  • оформление на сотрудников личных карточек, а также их последующий учёт.

Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие необходимые документы.

Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной учётной документации и производной, журналы и регистрационные книги и пр.

Что представляет собой локальная документация и как утверждается

Локальные нормативные акты (далее ЛНА) — это внутриорганизационная документация, определяющая круг обязанностей и прав нанимателя и сотрудников в процессе осуществления трудовой деятельности.

К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к должности или подразделению).

Локальные акты — это документация многократного действия

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
  • правила охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ).
  • должностные инструкции;
  • положение о структурном подразделении;
  • структуру и штатную численность;
  • штатное расписание;
  • график сменности, если есть в этом необходимость.

Все работники организации ознакомляются с подобными локальными актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания. Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то возможно наложение штрафа.

Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются данными актами. Например, ответственный за кадры присутствует при создании правил распорядка организации, а руководитель отдела участвует в разработке должностных инструкций. После проработки всех особенностей создаваемого документа следует его согласование с другими существующими в организации подразделениями. Мнения и замечания специалистов подаются в письменном виде.

Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2003.

Бланк ЛНА содержит следующего рода данные:

  • название организации в соответствии с учредительными документами;
  • наименование (положение, правила и т. д.);
  • номер, дату и место утверждения;
  • визу согласования, если документ согласовывается с вышестоящими организациями;
  • специальную отметку, если есть приложения;
  • визу утверждения руководителем;
  • дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания.

Несколько слов о штатном расписании

Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное расписание.

Штатное расписание — внутриорганизационный документ, фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также о занимаемых ими должностях. Он составляется по типовой форме Т-3.

В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью — всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.

Штатное расписание заверяется печатью и подписью руководителя

Стоит учесть значение данного документа, т. к. он нередко помогает разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например, в ходе судебных прений).

Трудовой кодекс нашей страны содержит статью (ст. 22), согласно которой все трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с положениями локальных актов. Это касается всех документов, которые хоть в какой-то мере регламентируют их трудовую деятельность. В том случае если предполагаются в дальнейшем какие-либо изменения в условиях труда сотрудника, отдел кадров должен уведомить его об этом его заранее. Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к ЛНА можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный журнал.

Все сотрудники должны удостоверить своей подписью ознакомление с локальными актами предприятия, если они касаются непосредственно их работы

Первичная кадровая документация

Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).

Обязательными реквизитами первичного документа являются:

  • наименование;
  • дата его составления;
  • название организации;
  • печать;
  • подпись ответственного лица.

Источник:
http://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант 1C-WiseAdvice

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
  • Читайте также  Счет 97

    Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

    Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

    Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

    Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

    После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

    Обязательные внутренние документы

    Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

    Документы, которые должны быть в организации:

    • штатное расписание;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персональных данных;
    • график отпусков;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • табель учета рабочего времени.

    Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

    • должностные инструкции;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • инструкция по кадровому делопроизводству;
    • Положение о коммерческой тайне;
    • Положение об аттестации;
    • коллективный договор;
    • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
    • Положение о командировках;
    • личные дела сотрудников и т.д.

    Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

    Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

    Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

    Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

    Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

    На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

    По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

    На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

    По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

    По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

    Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы по личному составу;
    • трудовая книжка (кроме совместителей);
    • личная карточка;
    • согласие на обработку персональных данных.

    Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

    Новые требования к кадровому учету от 2019 года

    В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

    Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

    • прием на работу;
    • уведомление о начале отпуска;
    • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
    • оформление командировок;
    • формирование графика отпусков и т.д.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

    Источник:
    http://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

    Ведение кадрового делопроизводства в ООО

    Каждый сотрудник ждет от работодателя уважения его прав, вовремя выплаченной заработной платы и заслуженного отпуска. Руководитель, в свою очередь, ожидает от работника четкого выполнения обязанностей. Кроме того, любой владелец бизнеса должен быть юридически защищен. Все эти моменты регулирует кадровый учет. Ведение кадрового делопроизводства в ООО поможет вам разложить по полочкам все отношения со своими сотрудниками.

    Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом. Это может быть перемещение персонала, расчет с сотрудниками и график рабочего времени.

    Способы ведения кадрового учета

    В отличие от ИП, кадровое производство в ООО – обязательная составляющая, даже если в ООО зарегистрирован только один участник, выполняющий функции бухгалтера и генерального директора. Объясняется это тем, что учредитель и ООО являются двумя разными субъектами. Следовательно, ООО выполняет роль работодателя, а учредитель – работника.

    Учет кадров можно вести 3 основными способами:

    1. Взять на себя роль кадровика.

    Если вы не боитесь «запустить» процесс, имеете время и ваша организация не столь велика.

    2. Принять на службу работника-кадровика.

    Современный специалист по кадровому делопроизводству должен креативно мыслить, быть юридически подкован и педантичен.

    3. Довериться аутсорсинговой компании, специализирующейся в кадровом делопроизводстве.

    Существует несколько программ, предназначенных для кадрового учета. Это АСУП (автоматизированная система управления персоналом), система ERP (планирование ресурсов предприятия), ведение кадрового учета в облаке (SaaS). Если говорить о программном обеспечении, то это 1С.

    Самостоятельное ведение кадрового учета

    Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:

    1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.

    Большинство документов, требуемых для ведения кадрового делопроизводства, стандартизированы указом Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004. Документация, не имеющая стандартизированных канонов, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

    Далее приведем примерный список документов, который понадобится вам для изучения системы ведения кадрового производства:

    • Трудовое законодательство РФ (обновляется каждые полгода).
    • Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003).
    • Указ Правительства РФ «О ведении трудовых книжек» (от 16.04.2003).

    Документы, необходимые для зачисления работника в штат:

    • Паспорт (прописка и регистрация).
    • СНИЛС (пенсионное страховое свидетельство).
    • Военный билет.
    • ИНН (индивидуальный налоговый номер).
    • Медицинский полис.
    • Диплом специалиста.

    Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя.

    В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.

    2. Следует оформить уставную документацию организации.

    В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.

    3. Нужно оформить руководителя.

    Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.

    4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.

    К ней относятся:

    • Регламент внутреннего трудового распорядка организации.
    • Структура кадров.
    • Штатное расписание.
    • График оформления отпусков работников.
    • Документация, определяющая протекцию личных данных сотрудников.

    Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.

    5. Прием сотрудников на работу.

    На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).

    Согласно ст. 419 ТК РФ, несоблюдение трудового законодательства грозит штрафом в размере 200000 рублей.

    Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.

    Источник:
    http://zhazhda.biz/base/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-v-ooo