Регистрационные формы

Регистрационные формы. Их достоинства и недостатки

В настоящее время существует три вида регистрационных форм:

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

– количество входящих, исходящих и внутренних документов;

– наличие документов, требующих строгого учета;

– принятая в организации система делопроизводства (централизованная, децентрализованная);

– возможность использования компьютерных технологий обработки документов.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (рис. 15,16,17).

Журнальная форма регистрации, введенная еще при Петре I и закрепленная Генеральным регламентом 1720 года, наиболее надежна и рекомендуется:

– при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов;

– в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными);

– тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков;

– когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела и имеет ряд существенных недостатков:

1) журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, то есть в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса;

2) нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения, например канцелярии, в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ;

3) при большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат;

4. значительно затрудняется ведение срокового контроля исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Состав реквизитов, перечисленных в журнале регистрации, может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания (фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса). Кроме того, может вноситься количество листов, номер дела (папки), имя файла.

Источник:
http://allrefrs.ru/3-19152.html

Назовите формы регистрации документов. Их достоинства и недостатки

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации [5] нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет с ледующие графы [6] :

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

  • поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;
  • журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;
  • журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;
  • при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

  • регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
  • карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
  • карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
  • карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148*210) или А6 (105*148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Читайте также  Декретницы при ликвидации предприятия: увольнение, пособие и отпуск

Дата добавления: 2015-01-30 ; просмотров: 19 | Нарушение авторских прав

Источник:
http://lektsii.net/3-5230.html

Журнальная форма регистрации документов, виды журналов на предприятии. Их характеристика, критерии выбора.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота — до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера. При все надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации — ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве. Журналы регистрации документов

1. Журнал регистрации входящих документов:

1) Дата документа

2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией — получателем

3) Автор (корреспондент)

4) Дата документа, присвоенная организацией — автором

5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией — автором

8) Срок исполнения полученного документа

10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения

11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписания)

Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. Эти данные вносятся после рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов.

2. Журнал регистрации исходящих документов:

1) Название подразделения подготовившего документ

2) Исходящий номер документа

3) Дата документа

5) Краткое содержание документа

6) Фамилия исполнителя подготовившего документ

7) Контрольная дата ожидаемого ответа

8) Ссылка на входящий документ, если документ является ответом

9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и др.

3. Журнал регистрации внутренних документов:

1) Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу

2) Дата документа

3) Краткое содержание документа

4) Наименование структурного подразделения, подготовившего документ

5) Исполнитель документа

6) Срок исполнения

7) Отметка об исполнении

8) Номер дела, в которое подшивается документ

Источник:
http://studopedia.ru/19_396197_zhurnalnaya-forma-registratsii-dokumentov-vidi-zhurnalov-na-predpriyatii-ih-harakteristika-kriterii-vibora.html

Журнальная форма регистрации

1.3.1 Журнальная форма регистрации

Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (Приложение 3).

Например, журналы могут быть:

· Входящих распорядительных документов от руководства;

· Исходящей переписки с руководством и т.д.

В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. (Приложение 3).

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:

1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

2. Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т.к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т.к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

4. Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

1.3.2 Карточная форма регистрации

Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении 4.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

1. Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

2. В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

3. Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Читайте также  Справка об отсутствии имущества на балансе образец: правовые документы, изменения, что делать

Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

Источник:
http://www.kazedu.kz/referat/134996/2

Журнальная форма регистрации документов

Используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением документа;

· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Часть 2: Формирование дел и порядок расположения документов внутри дела.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновидности, отметку об исполнении или надпись «В дело»).

2. Формируют дело из документов одного календарного года. Например, номенклатуру дел организации составляют и утверждают в последнем квартале предыдущего года, но относится она к документам текущего года.

В организациях исключения могут составлять следующие дела:

— переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);

— личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица в данной организации).

3. Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.

4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.

5. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.

6. В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.

7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.

В дела не подшиваются документы, подлежащие возврату. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с распорядительными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному составу разрешается группировать отдельные приказы по личному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.

Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:

— название структурного подразделения;

— номер дела по номенклатуре дел;

— заголовки дела по номенклатуре дел;

— дата (указание года формирования дела);

— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);

— срок хранения документов ( в соответствии со ст. перечня).

Дата добавления: 2018-11-24 ; просмотров: 28 ;

Источник:
http://studopedia.net/10_35460_zhurnalnaya-forma-registratsii-dokumentov.html

Регистрационные формы

За всю историю регистрации документов в делопроизводстве сложилось две регистрационные формы: журналы (книги) и регистрационные карточки. В автоматизированной системе делопроизводства также используется одна из этих форм.

При регистрации в журналах сведения о документах заносят в регистрационные журналы (книги). Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

В регистрационный журнал для входящей документации вносят дату получения документа, его входящий номер (индекс), наименование организации-корреспондента, номер и дату документа, присвоенные при регистрации в организации-отправителе, заголовок или краткое содержание документа, текст резолюции, фамилию исполнителя, срок исполнения. В нормативной базе современного делопроизводства не содержатся утвержденные формы регистрационных журналов (рис. 2 и 3).

Рис. 2. Пример журнала регистрации входящих документов

При регистрации исходящих документов в журнале записывают дату и номер документа, его краткое содержание, фамилию исполнителя, должность руководителя, который подписал документ.

Рис. 3. Пример журнала регистрации внутренних документов

Факсограммы (рис. 4), телеграммы и телефонограммы должны регистрироваться, как и вся служебная переписка. Если используется журнал, то при регистрации этой категории документов имеет значение фиксация, наряду с другими сведениями, данных о времени отправки и приема документа, номере телефона исполнителя, количестве листов в документе. Следовательно, эти данные необходимо вносить в графу примечания.

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, удостоверяющие что-либо, и т.п.

Журнальная форма до настоящего времени применяется при регистрации документов в организациях с небольшим документооборотом.

Адрес корреспондента, его Ф.И.О., номер телефона

Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя

Дата и время направления

Рис. 4. Пример журнала регистрации факсограмм

Следует знать, что регистрация документов в журналах имеет ряд преимуществ:

  • • обеспечивается лучшая охрана сведений о документах;
  • • невозможность регистрации документов «задним» числом.

При значительных объемах документооборота (более 1000 документов) использование журнальной формы регистрации теряет целесообразность, так как имеет ряд существенных недостатков.

  • 1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по номерам и в хронологической последовательности. Таким образом, основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.
  • 2. Журнал не позволяет реализовать принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.
  • 3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.
  • 4. Значительно затрудняется ведение срокового контроля за исполнением документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.
Читайте также  Бухгалтерский учет и анализ

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. Обложка каждого журнала должна быть оформлена, на ней указывают наименование организации, назначение журнала (например, «Журнал регистрации входящих документов», «Журнал регистрации договоров» и др.), ставят дату начала, а после полного заполнения журнала — дату окончания. Номера, которые присвоены документам, начинаются с цифры 1 в начале календарного года и оканчивается с его окончанием. Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года. Оставшиеся незаполненными строки, например внизу страницы, гасятся их перечеркиванием.

Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку (РКК). Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией.

Типовая форма РКК имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организаций и зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных картотек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов при использовании ручных (традиционных) методов заполняется на пишущей машине в необходимом количестве экземпляров и имеет несомненное преимущество перед журнальной.

  • 1. На практике обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению в структурное подразделение-исполнитель для формирования справочных и контрольных картотек.
  • 2. В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала карточки можно располагать в любой необходимой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, так как их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.
  • 3. Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах, переносят в них отдельные реквизиты документов.

При регистрации входящих документов в РКК традиционно вносят следующие данные:

  • • автор (наименование организации);
  • • наименование вида документа;
  • • дата и индекс документа (проставленные организацией-авто-ром);
  • • дата и индекс (входящий индекс) поступления документа в организацию;
  • • заголовок документа или его краткое содержание;
  • • резолюция (включая исполнителя, содержание поручения, ее автора и дату);
  • • срок исполнения;
  • • исполнитель (кому направляется документ на исполнение);
  • • номер дела по номенклатуре, куда документ помещается после исполнения и отправки.

При регистрации исходящих и внутренних документов в регистрационных формах фиксируют:

  • • исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);
  • • дату документа;
  • • регистрационный индекс;
  • • корреспондента (организация, которой адресован документ);
  • • заголовок документа или его краткое содержание;
  • • количество листов;
  • • номер дела по номенклатуре, куда документ помещается после исполнения и отправки.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов, (см. разд. 5.4).

Сведения о документе могут быть дополнены и другими, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания, поиска информации, установления связи между документами и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя, подписавшего документ, или руководителя структурного подразделения, в которое документ передан на исполнение, или данные о промежуточном решении вопроса и др.

В настоящее время большинство организаций перешли на автоматизированные способы регистрации документов, в основе которых лежат технологии баз данных. Автоматизация регистрации позволяет:

  • • одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах, что значительно сокращает время на эту операцию;
  • • использовать децентрализованную систему регистрации (в каждом структурном подразделении), но при этом создать единую базу данных по всем документам организации;
  • • создать эффективную справочно-поисковую систему;
  • • вести контроль за сроками исполнения документов в автоматизированном режиме.

Автоматизированная система регистрации предусматривает ввод сведений о документах в базу данных. Чаще всего используются системы автоматизированной регистрации, в которых на экране компьютера заполняется регистрационная карточка. При ее заполнении часть карточки заполняется автоматически (дата, номер), другая часть заполняется вручную.

Например, с документа вводятся сведения о номере и дате входящего документа, наименовании организации, краткое содержание, резолюция и др. Часть информации в карточку переносится путем выбора из раскрывающихся списков (например, вид документа, автор резолюции, структурное подразделение и др.).

Для федеральных органов исполнительной власти в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота установлено обязательное использование следующих сведений о документах.

  • 1. Адресант.
  • 2. Адресат.
  • 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
  • 4. Вид документа.
  • 5. Дата документа.
  • 6. Номер документа.
  • 7. Дата поступления документа.
  • 8. Входящий номер документа.
  • 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
  • 10. Наименование текста.
  • 11. Индекс дела.
  • 12. Сведения о переадресации документа.
  • 13. Количество листов основного документа.
  • 14. Количество приложений.
  • 15. Общее количество листов приложений.
  • 16. Указания по исполнению документа.
  • 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
  • 18. Отметка о конфиденциальности.

Эти сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах, перечень которых рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.

Источник:
http://studref.com/325689/dokumentovedenie/registratsionnye_formy