Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете

Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

  • тара;
  • ГСМ;
  • сырье для производства;
  • полуфабрикаты;
  • вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
  • запчасти;
  • отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

  • сменился человек, который отвечал за помещение;
  • фирма ликвидируется;
  • недавно произошло ЧС;
  • выявили лиц, которые портили имущество;
  • регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

  • Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
  • Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
  • Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

  • Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
  • Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

  • названии предприятия;
  • кому принадлежит;
  • номер каждой карты отдельно;
  • название помещения;
  • подробности о ценности, которая хранится;
  • информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Операции прихода

Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

  • название компании грузополучателя;
  • имя контрагента, от которого запасы поступили;
  • номер – обязательно условие;
  • дата составления;
  • название помещений;
  • код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

  • объемы;
  • в чем измеряется;
  • по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

  • за средства человека, отвечавшего за изделия;
  • если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

  • Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
  • Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
  • Разработка справочника имущества.
  • Учет поступающего товара и сырья.
  • Возможность контролировать запасы и остатки.
  • Серьезное облегчение поиска любой вещи.
  • Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Источник:
http://www.cleverence.ru/articles/auto-busines/dokumentooborot-sklada-polnyj-perechen-dokumentov-ispolzuyushhih-v-skladskom-uchete/

Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Каждое предприятие должно организовать систему учета приобретенных или произведенных материальных ценностей в местах их хранения (например, на складах) и в бухгалтерии согласно требованиям, установленным в разделе 2 и разделе 6 Приказа Минфина от 28.12.2001 № 119н. Операции по учету наличия материалов и по их движению (поступлению, выбытию) должны правильно, своевременно и достоверно отражаться в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных документов складского учета.

Учет материалов на складе

Учет материальных ценностей на складе, а также их прием, хранение и выдача ведутся должностным лицом организации, с которым заключен договор о полной материальной ответственности (п. 256, п. 257 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Унифицированные формы первичной документации по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Однако, начиная с 1 января 2013 года, организация вправе использовать самостоятельно разработанные бланки складского учета или же унифицированные формы, но с указанием в них всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . В обоих случаях данные формы должны быть зафиксированы в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ).

Читайте также  Налог на дарение квартиры, машины, денег в 2020 году

За основу для учета материалов предприятие может взять карточку складского учета (по форме М-17 ), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Она предназначена для отражения данных о наличии материальных ценностей и их движении по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материального объекта (п. 260 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Помимо карточки М-17 для ведения учета наличия и перемещения материальных запасов организация может использовать книгу складского учета материалов (п. 54, п. 274 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Унифицированная форма книги складского учета М-17 была утверждена Приказом Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, который утратил свою силу с 01.10.2005 (Приказ Минфина РФ от 29.09.2004 № 87н). Но организация может воспользоваться данной формой книги, доработав ее согласно требованиям к обязательным реквизитам, указанным в п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , и закрепив доработанную форму в своей учетной политике (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ).

Книга складского учета ведется на каждый номенклатурный номер материального объекта. Книги складского учета регистрируются в бухгалтерии организации с присвоением номера по реестру (п. 274 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Учет материалов в бухгалтерии

Учет материальных ценностей в бухгалтерии ведется на основании данных складского учета. Все поступившие первичные документы проверяются бухгалтерской службой на предмет правильности их оформления и законности совершенных операций (п. 133 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой) ведется по местам их хранения отдельно в разрезе каждого наименования материального объекта (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета (п. 136 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Материальные ценности учитываются бухгалтерией на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

Ежемесячно сотрудники бухгалтерии и склада проводят сверку наличия материалов, находящихся на складе, с данными бухгалтерского учета. Кроме этого, бухгалтерия проверяет полноту и своевременность отражения операций по движению материалов в первичных учетных документах (п. 137 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Источник:
http://glavkniga.ru/situations/s503904

Как организовать складской учет в компании

Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство. Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики. Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент.

Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров.

На каких законодательных актах основан складской учет

Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту.

Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную. Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение.

Важные определения

Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.

Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:

  • материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
  • ценности, готовые к реализации (товары);
  • материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.

К МПЗ не принято относить:

  • активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
  • продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).

Область применения складов

На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:

  • товаров, подлежащих продаже;
  • готовой продукции предприятия, «судьба» которой еще не решена;
  • сырья для изготовления продукции;
  • запасных частей, деталей, комплектующих узлов и др. элементов оборудования, необходимого для производства и/или его ремонта;
  • специальной и форменной одежды;
  • средств индивидуальной защиты для рабочих;
  • нужного инвентаря и т.п.

Разновидности складов

Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.

  1. По особенностям функционирования:
    • материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
    • внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
  2. По типу хранящихся на складе активов:
    • универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
    • специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
  3. По месту расположения:
    • централизованные склады;
    • «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.

ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.

Кто обеспечивает работу склада

Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:

  • заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
  • кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
  • грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
  • младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.

Нюансы хранения

Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:

  1. Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
  2. Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
  3. Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
  4. Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
  5. Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
  6. Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.
  7. Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
  8. Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.

Документация для складского учета

Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.

Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.

Источник:
http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/skladskoj-uchet/

Складской учет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Достоверная информация о наличии товарно-материальных ценностей на складах компании влияет не только на эффективность работы отдела закупок, но и позволяет планировать производство. Ведение учета по складам в программе 1С Бухгалтерия позволяет получать интересующие данные с использованием различных фильтров.

Настройка складов в 1С

Если компания имеет несколько структурных подразделений – оптовых или розничных складов, проводить настройку складского учета необходимо с введения двух или более позиций. Для того чтобы добавить новое структурное подразделение, обратитесь к меню «Справочники» – «Товары и услуги» – перейдите к разделу «Склады».

По умолчанию в программе уже создан Основной склад. При необходимости его можно переименовать или изменить тип.

Для создания новой единицы воспользуйтесь опцией «Создать» – окно ввода данных откроется через несколько секунд.

В открывшейся форме укажите информацию в полях, обязательных для заполнения – наименование склада, тип (оптовый или розничный), тип цен (при необходимости можно добавить свое значение), ответственное лицо. В нашем случае создадим Склад №2 (тип – розничный).

Таким образом, мы создали две структурные единицы – Склад №1, Склад № 2. Если у вас остались какие-либо вопросы по разделу, обратитесь к нашим специалистам.

Ввод начальных остатков в 1С

Необходимое условие для ведения корректного учета – ввод остатков на начало года. Перейдите в главное меню и выберите опцию «Помощник ввода остатков».

После открытия окна помощника ввода остатков выберите, по каким счетам необходимо ввести остатки. В данном случае остатки вводятся по 41 счету – «Товары».

Необходимо задать дату ввода остатков – это последний день предыдущего месяца. Дата документов (31.12.2017 года) будет установлена автоматически, если остатки вводятся 1 января последующего года. Заполните другие поля – номенклатуру (наименования товаров), стоимость и количество.

.Для проверки остатков товаров на складе можно воспользоваться аналитическими инструментами. Перейдите в раздел меню «Склад» – «Отчеты» – выберите пункт «Остатки товаров».

В открывшейся форме выберите период, на который необходимо проверить остатки обратиться к опции «Сформировать». Установив фильтры, можно также получить информацию по каждому складу. Информация будет представлена в виде таблицы через несколько секунд.

Для того чтобы оформить поступление товаров и услуг, воспользуемся разделом «Покупки» создадим документ «Поступления (акты, накладные)». При создании документа в форме присутствует раздел «Склад».

После наведения курсора на вкладку «Склад» можно выбрать нужное подразделение из раскрывающегося списка или создать новое, кликнув на опцию «Создать». Выберите, куда необходимо оприходовать товар.

В нашем случае выберем оптовый Склад № 1. В качестве примера добавим номенклатуру – «Компьютер в комплекте» – поставка осуществляется в размере 80 штук.

Перемещение товаров в 1С

Наиболее часто встречаемый тип перемещения в программе 1С – с Оптового склада на Розничный (например, когда осуществляется передача со склада на склад в магазине розничной сети). Для перемещения наименований перейдем в раздел «Склад» и выберите опцию «Перемещение товаров». Через несколько секунд будет открыт журнал регистрации перемещенных наименований – сформируем электронный документ «Перемещение товаров».

Заполните необходимую информацию – выберите дату перемещения, укажите склад-отправитель (в нашем случае это Оптовый склад), получателя (Розничный склад). Добавить товары к перемещению можно как вручную, предварительно выбрав их из справочника, так и автоматически, воспользовавшись опцией «Подобрать». В нашем примере добавим 50 штук номенклатуры «Компьютер в комплекте» и переместим их с Оптового склада на Розничный.

Запишем и проведем документ при помощи опции «Записать и закрыть». После проведения документа повторно сформируем отчет «Остатки товаров»

Выбытие (списание) со склада

Программа 1С делает процедуру списания товаров и материалов со склада максимально простой. Для того чтобы списать материалы в производство, создадим и проведем документ «Требование-накладная». Для оформления документа обратимся к разделу «Склад», в подразделе «Склад» выберем «Требования-накладные».

Читайте также  Соответствие строк баланса старой и новой формы, стр 490

В открывшейся форме выберем склад, с которого будут списаны материалы для нужд производства. Обратите внимание, что опция активна и до нажатия на кнопку «Создать».

Как только вы обратитесь к кнопке «Создать», наименование склада будет заполнено автоматически.

Заполним другие реквизиты – строку «Склад» (показывает, с какого склада осуществляется списание материалов в производство). В нашем случае товары списываются с Оптового склада № 1.

Укажем наименование материалов к списанию. Предварительно создадим номенклатуру «Цемент» и добавим ее в документ. Введем количество товара – 350 кг. и обратимся к опции «Провести и закрыть». После того как документ сохранен и проведен, сформируем отчет «Остатки товаров».

Важно: в данном примере мы специально ввели количество материалов, превышающее фактические остатки на складах. Система позволит списать продукцию с превышением, так как ранее при настройке программы в разделе «Администрирование» – «Проведение документов» был включен параметр «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета». В противном случае необходимо было бы ввести остатки повторно.

Далее расскажем, как осуществляется контроль отрицательных остатков в программе 1С.

Инвентаризация товаров в 1С

Автоматизированный учет на складе – это не только использование аналитических отчетов, но и электронное оформление результата проведенной инвентаризации. Для этого в программе 1С в разделе «Инвентаризация» предусмотрено несколько опций:

  1. Оприходование товаров.
  2. Инвентаризация товаров.
  3. Списание товаров.

Рассмотрим каждый из документов более подробно.

Создадим документ «Инвентаризация товаров» для Оптового склада № 1.

Выберем документ «Инвентаризация товаров» и введем информацию нажатием кнопки «Заполнить». Сведения по остаткам бухгалтерского баланса будут отражены в создаваемом документе автоматически. Обратите внимание, что после перемещения номенклатуры фактический остаток позиции «Компьютер в комплекте» составляет 40 единиц.

Предположим, что фактический остаток составляет не 40, а 39 штук. Для внесения изменений достаточно откорректировать информацию в графе «Количество фактическое». 1С автоматически проведет расчет суммы отклонения (отрицательное число будет выделено красным цветом).

Далее заполним оставшиеся вкладки – «Проведение инвентаризации», укажем причину выполнения работ и даты, в течение которых они будут осуществляться.

Следующий шаг – заполнение раздела «Инвентаризационная комиссия». Обратите внимание, что в составе комиссии должно числиться не менее 3-х сотрудников, а также материально ответственное лицо (в нашем случае таковым является Петр Сергеевич Иванов).

Для того чтобы отразить результаты проведенной инвентаризации в программе, проведем документ «Списание товаров».

Обратите внимание, что в строке «Инвентаризация» программа позволяет определить документ-основание для списания недостающей номенклатуры. После того как документ будет выбран, обратитесь к опции «Заполнить» – данные будут перенесены автоматически.

Проверим остатки товаров на складах после проведения списания номенклатуры «Компьютер в комплекте», сформировав аналитический отчет по выбранному подразделению.

Если все шаги выполнены верно, фактическое наличие товара «Компьютер в комплекте» составляет 39 штук. Рассмотрим противоположную ситуацию – в процессе инвентаризации был обнаружен излишек номенклатуры в количестве 2 штуки.

Как и в предыдущем примере, создадим документ «Оприходование товаров», выберем документ-основание (в нашем случае таковым является «Инвентаризация товаров» – все сведения будут перенесены в новый документ автоматически.

Сформированный после проведения «Оприходования товаров» складской отчет указывает на то, что на складе доступно 42 шт. номенклатуры «Компьютер в комплекте».

Контроль отрицательных остатков

Обратим внимание на то, что в нашем примере по номенклатуре «Дизельное топливо» присутствует отрицательное сальдо в количестве 2 000 л. Таким образом, мы провели отгрузку товара, которого фактически не присутствовало ни на одном из складов компании – поступление номенклатуры от поставщика не было отражено в программе.

Для того чтобы исключить ошибочные моменты, при автоматизированном учете по скальдам используется опция «Контроль отрицательных остатков». Для формирования перейдем в раздел «Склад» – «Отчеты».

Далее установим период составления отчета и обратимся к опции «Сформировать».

Когда контроль отрицательных остатков выключен, это позволяет быстро и эффективно отследить отражения и поступления в бухгалтерском учете материальных отчетов ответственных лиц, а также исключить пересортицу. В противоположном случае программа 1С не позволит провести соответствующие документы

Если кроме трудностей в настройке и ведении складского учета вы столкнулись с другими вопросами, обратитесь к нашим специалистам.

Источник:
http://www.1cbit.ru/blog/skladskoy-uchet-v-1s-8-3-bukhgalteriya/

Организация складского учета: бесплатное детальное руководство для начинающих владельцев магазинов

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

  • Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
  • Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
  • Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
  • Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
  • Как вернуть поставщику бракованный товар
  • Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

  1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
    • На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
    • Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
    • Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
  2. Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
  3. Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
  4. Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

  • увеличить производительность труда;
  • исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
  • видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.

Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.

Как организовать складской учет

Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник: ekam.ru

Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Так выглядит учет товаров в Excel. Источник: ekam.ru

Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

Читайте также  Проводки по факторингу в бухгалтерском учете

Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

Источник:
http://fingu.ru/blog/organizatsiya-skladskogo-ucheta-besplatnoe-detalnoe-rukovodstvo-dlya-nachinayushchikh-vladeltsev-mag/

Документальное оформление движения материалов

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997года №835 должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей Доверенности (формы №М-2 и №М-2а).

Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей не допускается.

Выдаваемая доверенность должны быть полностью заполнена и должны содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана. Как правило, доверенности выдаются на 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на 1 месяц.

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа «Номер паспорта».

Акт о приемке материалов (форма №М-7) применяется в следующих случаях:

— для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

— для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

— для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Во многих организациях устанавливают лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции. Для оформления отпуска материалов в этом случае применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу.

При получении материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.

После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

Требование-накладная (форма №М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

— хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории;

— сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Рассматривая порядок заполнения лимитно-заборных карт (форма №М-8) при установлении в организациях лимита на отпуск материальных ценностей мы отмечали, что в некоторых случаях рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов. В этом случае операция отпуска материалов производится на основании лимитной карты, выписываемой в одном экземпляре, в которой и расписывается кладовщик. Представитель получателя расписывается непосредственно в карточке учета материалов.

Для оформления принятия к учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяемся Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже задний и сооружений (форма №М-35), составляемый в трех экземплярах.

Акт составляется и подписывается комиссией, в состав которой входит представитель заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляр акта остаются у заказчика, который, в свою очередь, прилагает первый экземпляр акта к предъявленному счету для оплаты подрядчику, третий экземпляр передается подрядчику.

При продаже организацией материально-производственных запасов физическим и юридическим лицам в соответствии с пунктом 120 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 года №119н, продажа оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), которая является основным перевозочным документом. Данная форма входит в альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

— наименование получателя груза;

— количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

— способ погрузки и разгрузки;

— время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

— второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

— третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);

— четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Более подробно об бухгалтерским и налоговым учетом МПЗ Вы можете ознакомится в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Материалы, полуфабрикаты, спецодежда, спецоборудование»

Источник:
http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a11/41627.html