Номенклатура дел организации: образец

Типовая номенклатура дел для ООО примеры

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Источник:
http://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-obrazec-skachat-besplatno.html

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Читайте также  Купите онлайн-кассу, Стоимость от 10 500 руб

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Источник:
    http://assistentus.ru/forma/nomenklatura-del/

    Образец номенклатуры дел организации 2020

    Обзоры КонсультантПлюс

    Номенклатура дел организации — это классификатор, группирующий по определенным признакам заголовки всех имеющихся на предприятии дел и определяющий их сроки хранения.

    Для чего используют

    Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

    • группировка имеющихся документов по разным критериям;
    • обеспечение их сохранности;
    • возможность быстро найти требуемую бумагу;
    • индексация дел.

    Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

    Какие существуют виды

    В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

    Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

    Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

    • формы НД за прошлые годы;
    • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
    • учредительные документы;
    • штатное расписание;
    • планы развития предприятия;
    • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

    Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

    Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

    Как утверждают НД на предприятии

    НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

    • получить одобрение архивной службы;
    • заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
    • согласовать с экспертной комиссией;
    • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

    В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

    Приказ содержит следующие сведения:

    • наименование организации;
    • номер и дату приказа;
    • описание НД, подлежащей утверждению;
    • основание для этого;
    • Ф.И.О. и должность ответственного лица;
    • дату;
    • подпись руководителя;
    • отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

    Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, разрешается добавить и другие значимые данные.

    Источник:
    http://ppt.ru/forms/rabota/nomenklatura-del

    Как заполнить форму номенклатуры дел организации

    Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел. Номенклатура дел организации 2020 (образец, делопроизводство) представлена в нашем материале.

    Нормативная база

    Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

    Зачем нужна номенклатура дел

    Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

    Основные задачи документа:

    • классификация и учет;
    • облегчение поиска необходимых бумаг;
    • помощь при передаче дел и составлении описей;
    • системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

    Для кого обязательна

    В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

    Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

    • государственные и муниципальные;
    • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
    • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

    Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

    Номенклатура дел бывает трех видов:

    • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
    • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
    • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

    В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

    Порядок формирования и утверждения

    Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

    Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

    Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

    При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

    • документы о создании организации (положение, устав);
    • документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
    • штатное расписание;
    • номенклатуру дел предыдущих лет;
    • регистрационную форму организации;
    • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

    Перечислим основные этапы ее утверждения:

    • разрабатывается подразделением организации;
    • подписывается начальником подразделения;
    • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Структура документа

    Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

    Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

    1. Индекс.
    2. Наименование.
    3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
    4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
    5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

    Порядок заполнения формы

    То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

    Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

    • к структуре образовательной программы;
    • условиям реализации;
    • результатам освоения программы.
    Читайте также  Калькулятор штрафа за непредставление налоговой декларации (расчета по взносам) онлайн

    То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

    Присвоим каждому делу индекс и наименование.

    Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

    • 01 — структуры образовательных программ;
    • 02 — ход реализации образовательных программ;
    • 03 — результаты освоения образовательных программ.

    Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

    Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

    • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
    • 01-02/. ;
    • 01-03/.

    Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

    Образец номенклатуры дел на 2020 год

    Определение сроков хранения

    Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

    • временному до 10 лет;
    • временному от 10 лет;
    • постоянному.

    Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

    В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

    Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

    Где хранится

    У каждого экземпляра свое место хранения:

    • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
    • второй применяют в работе;
    • третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
    • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
    • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

    Сводная номенклатура дел, образец

    Передача документов в архив

    Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

    Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

    Экспертиза ценности документов

    Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

    Источник:
    http://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/obrazets-nomenklatury-del-organizatsii

    Образец номенклатуры дел организации

    В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

    Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
    общество «Большая капля» Директор
    (ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

    24.12.2010 № 1
    г. Самара

    02. Отдел кадров

    Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

    Ответственный за архив
    __________ А.О. Боровичка
    20.12.2010

    СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЭК
    от 22.12.2010 № 3

    Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

    С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, к какой статье можно отнести «Экологические риски»?

    Здравствуйте! «Экологические риски» — это не документ. Это может быть отчет по этому вопросу, переписка и т.д. Статьи о сроках хранения документов, касающихся экологии, надо искать в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в разделе 12 (охрана окружающей природной среды).

    Здравствуйте! Хотела спросить что такое научно-справочный аппарат? И где он должен быть в номенклатуре?

    Здравствуйте! Научно-справочный аппарат к номенклатуре дел – это оглавление, список сокращенных слов, предисловие (рекомендации по применению номенклатуры дел). Размещается НСА после титульного листа перед самой номенклатурой дел. Рекомендации по применению составляются в необходимых случаях.

    Здравствуйте! Как оформить выписку из сводной номенклатуры для структурных подразделений? Должна ли там быть итоговая запись о количестве дел?

    Здравствуйте! Просто распечатывается соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием названия структурного подразделения. Итоговая запись не оформляется.

    Добрый день! Пример: журнал инструктажа по пожарной безопасности создан в 2013 г. В номенклатуре 2013 г. писать переходящее, или это указывать уже в номенклатуре на 2014 г. , что он переходящий с 2013?

    Здравствуйте! В 2013 году не надо указывать это дело как переходящее. Продолжая вести журнал, в 2014 году это дело указывается как переходящее.

    Здравствуйте! Подводим итоги по номенклатуре дел 2016 года. Возник вопрос по учету переходящих дел и их отражению в графе 3 номенклатуры, а также заполнению итоговой записи.

    В подразделении всего два дела (один том в каждом), переходящих с 2014 г. на 2017 г., в 2016 г. новых дел не заводилось, в 3 графе номенклатуры дел пишем 0, в итоговой записи в 2 графе — 0, в 3 графе – 2 ? Или в 3 графе номенклатуры пишем 1 из года в год пока дело является переходящим, тогда каждый год мы будем заново «считать» эти два тома и общее кол-во дел будет увеличиваться каждый год на два, хотя по факту их всего два и были заведены, посчитаны еще 2014 году? Подскажите как правильно?

    Здравствуйте! Правильно писать в гр.3 – 1 дело. Если переходящее дело ведется даже 10 лет (например, книга учета трудовых книжек), то оно учитывается в номенклатуре дел каждый год. Вы же ведете это дело, каждый год делаете записи в нем, оно должно быть учтено в итоговой записи конкретного года как переходящее.

    Здравствуйте. При формировании смешанного архива в одном деле (электронный и бумажный носитель), в каком столбце и как это отразить в номенклатуре?

    Здравствуйте! Отметка об электронном носителе дела или документа проставляется в примечании номенклатуры дел («в электронном виде»). При этом дела на электронном и бумажном носителе формируются отдельно. Согласно «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, эти дела учитываются отдельно, на них составляются разные описи. Но номенклатура дел у них будет общая.

    Доброго дня, Евгения!

    Подскажите, пожалуйста, зачем в форме номенклатуры дел в правилах работы архивов 2015 г. нужна виза руководителя архива, значит ли это, что составляется она им?

    Спасибо заранее за ответ!

    Здравствуйте! Обычно номенклатуру дел составляет делопроизводственная служба. В приведенной форме номенклатуры дел указана подпись руководителя службы ДОУ. Визирует номенклатуру дел ответственный за архив или руководитель архива. Это логично, так как архивный работник должен участвовать в составлении номенклатуры дел (определение сроков хранения документов согласно действующим перечням, редакция заголовков и др.).

    Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, в дошкольном учреждении приказы, письма, информации вышестоящих организаций и учредителя сколько хранятся и по какой статье перечня 2010г.

    Заранее спасибо.Здравствуйте! В любой организации приказы, распоряжения вышестоящих организаций имеют срок хранения ДМН (до минования надобности) согласно ст.19а Перечня 2010 г. Читайте примечание. Только приказы, распоряжения, касающиеся непосредственно деятельности этой организации, могут быть отобраны на постоянное хранение. Переписка с вышестоящими организациями имеет срок хранения 5 лет ЭПК (ст. 33 Перечня 2010 г.). ЭПК означает, что наиболее важные письма могут быть отобраны на постоянное хранение.

    То есть, правильно ли я понимаю, нужно отдельно хранить приказы Управления образования — ДМН, а информационные письма Управления образования, которые присланы для сведения — 5 лет вместе с остальной перепиской по основной деятельности?

    Здравствуйте! Приказы вышестоящей организации формируются отдельно от писем. Если объем документов небольшой, то вся переписка по основной деятельности может формироваться в одном деле, включая письма вышестоящей организации. Можно разделить дела с перепиской по корреспондентам, например, выделив переписку с вышестоящей организацией в отдельное дело.

    Читайте также  Определение товарооборота: виды, в чем измеряется, как рассчитать, формула

    Подскажите, обязательно ли в ООО и у ИП создавать номенклатуру дел (руководителю она не нужна).

    И ещё один вопрос: как хранить персональные данные в ООО и у ИП? (как мне известно, в личных делах ПД хранить запрещено, так как при проверке проверяющие органы могут выписать штраф до 75000 руб.)

    Здравствуйте! Теоретически необязательна. Однако она необходима в практике работы самой организации.

    Практически все документы личного дела – это персональные данные работника. Нет запрета на их хранение, есть запрет на незаконное использование их. Во-первых, работодатель должен получить от работника письменное согласие на обработку личных данных. Доступ к личным делам должен быть ограничен как к конфиденциальной информации. Словом, в работе с персональными данными надо соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ (с изменениями 2017 г.).

    Подскажите, пожалуйста, обязательно ли вести номенклатуру дел Акционерному обществу. Могут проверяющие органы выписать штраф за ее отсутствие?

    Здравствуйте! Если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вам не надо представлять номенклатуру дел в архивный орган. Потребовать номенклатуру дел может ваша вышестоящая организация или организация-учредитель при проверке ведения делопроизводства. Если таковых нет, то никто не может требовать наличия номенклатуры дел, тем более выписать штраф за её отсутствие. Она нужна, прежде всего, для вас, чтобы навести порядок в делопроизводстве, и главное – установить сроки хранения документов и дел. А вот за досрочное уничтожение документов предусматривается административная ответственность согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать заголовок дела к документам с внутренней перепиской по основной деятельности с руководителем предприятия?

    Спасибо заранее за ответ!

    Здравствуйте! Можно так: «Переписка структурных подразделений с руководством предприятия по производственным вопросам».

    У меня вопрос по номенклатуре дел. Скажите пожалуйста, в связи с тем что в ФЗ 125 внесено изменение по срокам хранения (по личному составу и др.) нужно ли в номенклатуру дел ставить срок хранения вместо 75 лет — 50 лет и т.д. (по личным делам) или в примечании прописывать п. ФЗ? и так же по приказам по основной деятельности и по личному составу?

    Здравствуйте! Да, в номенклатуре дел надо ставить срок хранения 50 лет и ссылку на 43-ФЗ.

    Источник:
    http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/nomenklatura-del/obrazes-nomenklatury-del-organizasii.html

    Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

    Образец номенклатуры дел организации на 2020 год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания.

    Что такое номенклатура дел

    Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

    Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

    Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

    Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

    1. Положением о создании организации либо Уставом.
    2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
    3. Штатным расписанием на текущий год.
    4. Номенклатурой дел прошлых лет.
    5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
    6. Регистрационными формами учреждения.
    7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
    8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

    Сфера предназначения

    Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

    Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

    • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
    • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
    • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
    • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

    Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

    Виды номенклатуры

    В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

    1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
    2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
    3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

    Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

    Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

    Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

    Правила формирования

    Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

    Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

    Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

    Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

    Как не упустить главного

    Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

    Шаг 1. Назначьте ответственного.

    Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

    Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

    Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

    Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

    Шаг 3. Объединение.

    Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

    Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

    Шаг 4. Утвердите приказ.

    Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Как составить опись дел

    Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

    Источник:
    http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii