Регистрация документов

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:

  • обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  • систематизации и обработки корреспонденции;
  • облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  • обеспечения сохранности документов;
  • проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

  1. В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
  2. В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
  3. В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  • Регистрационный номер;
  • Дата поступления/отправки документа;
  • Вид документа;
  • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  • Тема/содержание письма;
  • Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  • В дело №;
  • Способ доставки письма или пр.;
  • Количество страниц;
  • Резолюция;
  • Отметка об исполнении;
  • Кем подписано;
  • Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

  • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
  • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
  • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Источник:
http://pro-document.ru/registratsiya-dokumentov-vhodyashhaya-i-ishodyashhaya-korrespondentsiya/

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Читайте также  Госпошлина в бухгалтерском и налоговом учёте и их проводки

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Источник:
http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/registrasiya-vhodyasih-dokumentov.html

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Поступившие в центральный аппарат (аппарат управления, структурное подразделение территориального органа) Службы документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции Службы, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации, указанных в пп. 4.2.6.8 Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки подлежат регистрации.

4.4.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов организаций и обращений граждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

обращений граждан, за исключением содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, либо содержащих заявления, ходатайства лиц, участвующих в исполнительном производстве, — в течение трех дней;

жалоб, поданных в порядке подчиненности, а также заявлений, ходатайств лиц, участвующих в исполнительном производстве, — не позднее следующего рабочего дня с момента поступления;

заявлений о предоставлении государственной услуги, поступивших в рабочее время, — в день поступления, поступивших в нерабочее время — на следующий рабочий день;

жалоб на решения, действия (бездействие) ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, а также их должностных лиц при предоставлении государственной услуги — не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления;

иных документов: в день поступления либо на следующий рабочий день.

При поступлении электронных документов допускается централизованная и автоматическая регистрация.

4.4.3. Регистрация поступивших документов производится в пределах документопотоков, выделенных в Службе, путем создания электронных регистрационных карточек (далее — ЭРК) в СЭД и ПК ОСП АИС ФССП России:

в центральном аппарате Службы — отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства;

в аппарате управления территориального органа Службы — подразделением документационного обеспечения;

в структурном подразделении территориального органа Службы — делопроизводителем с учетом требований раздела XII Инструкции.

4.4.4. Перечень сведений о документе, учитываемых в АИС ФССП России и подлежащих занесению в ЭРК документа, включает следующие реквизиты документа:

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

наименование либо аннотация документа;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности;

отметка о контроле;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Перечень сведений о документе, подлежащих занесению в ЭРК, может быть изменен по согласованию с Управлением делопроизводства и Управлением информационных технологий.

4.4.5. В целях обеспечения процесса регистрации поступивших документов Управление делопроизводства совместно с Управлением информационных технологий организует актуализацию ведомственных классификаторов (справочников), используемых в СЭД:

сроков хранения документов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

указаний по исполнению документа;

результатов исполнения документа и др.

4.4.6. При регистрации поступающих документов вне зависимости от способа их доставки на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.

После создания и сохранения электронной регистрационной карточки документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием функционала СЭД электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.

4.4.7. Структура регистрационного номера поступивших документов включает разделенные косой чертой порядковый номер документа в пределах календарного года, две последние цифры года, пятизначный код подразделения Службы, которым зарегистрирован документ. В отдельных случаях к указанным цифровым группам через дефис без дополнительных интервалов добавляются литеры из прописных букв русского алфавита.

Для жалоб, поданных в порядке подчиненности, через дефис добавляются литеры «АЖ», для иных заявлений, ходатайств лиц, участвующих в исполнительном производстве, поданных в соответствии со статьей 64.1 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», через дефис добавляется литера «х», для иных обращений через дефис добавляются литеры «ОГ» — для обращений граждан, «ОР» — для обращений работников ФССП России, или «ПО» — для обращений представителей организаций.

Для документов с отметкой о конфиденциальности вида «для служебного пользования» через дефис добавляются литеры «ДСП».

Например, 12345/13/Н00060-ОР-ДСП, где:

12345 — порядковый номер документа в пределах календарного года при регистрации входящих документов;

13 — две последние цифры года, в котором регистрируется документ;

00060 — код структурного подразделения Службы по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России, которым зарегистрирован документ (в примере соответствует Управлению делопроизводства);

ОР — литеры, обозначающие, что документ является обращением, поступившим от работника ФССП России;

ДСП — литеры отметки о конфиденциальности документа.

При регистрации поступивших документов, в том числе обращений граждан и представителей организаций, они проверяются на повторность. В случае выявления повторности обращений одного и того же корреспондента по одному и тому же вопросу ЭРК регистрируемого обращения связывается с ЭРК первого обращения этого корреспондента по этому же вопросу в текущем году или с ЭРК его последнего обращения в предыдущем году, если в текущем году корреспондент по этому же вопросу еще не обращался.

4.4.8. На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения ЭРК в верхнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления, входящего регистрационного номера документа и соответствующего им штрихкода, уникально его идентифицирующих, либо проставляется рукописно (без штрихкода) в оттиске штампа установленного образца.

4.4.9. электронная копия документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа.

Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием функционала СЭД.

Доступ не уполномоченных должностных лиц Службы к электронной копии документа, содержащего информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, ограничивается средствами СЭД.

4.4.10. Поступивший электронный документ (электронная копия документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием функционала СЭД.

Абзац исключен. — Приказ ФССП России от 31.03.2014 N 112.

Источник:
http://sudact.ru/law/prikaz-fssp-rf-ot-10122010-n-682/prilozhenie-n-1/iv/4.4/

Регистрация входящих документов

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Необходимые шаги перед регистрацией документа

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены). При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

Читайте также  Образец заполнения декларации по транспортному налогу за 2020, Скачать бланк

В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

Сохранение конверта не обязательно за исключением:

  • Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
  • Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
  • Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

Правила регистрации входящих документов

  • Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.

Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:

  • Рекламные письма,
  • Периодические издания (журналы, газеты),
  • Поздравительные открытки,
  • Копии постановлений государственных организаций,
  • Информационные материалы,
  • Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).

Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса. Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства. В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.

Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент – регистрационные карточки, журналы регистрации документов (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о системе электронного документооборота (СЭД), которая набирает все большую популярность.

Источник:
http://delo-pro.ru/dokumentooborot/registraciya-vxodyashhix-dokumentov.html

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

08 октября, 2013

Пошаговая регистрация входящего документа

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД).

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

— «От кого»;
— «Исходящий номер»;
— «Дата исходящего»;
— «Вид документа»;
— «Кому»

Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.

С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр , если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

— наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу;

— соответствие подписи автора с ЭЦП;

— соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

— наличие приложений, если они указаны в тексте.

В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации» , также указывается причина отказа.

В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ДСП-документ ?

ДСП-документы могут поступать также в бумажном и электронном виде.

Если в организации есть необходимость электронного обмена ДСП-документами , то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.

Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:

Извлекается архивный файл.

Затем регистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок регистратор не обрабатывает ДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующей последовательности:

на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью.

Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Количество листов», «Краткое содержание». Переключатель «ДСП-документ» должен быть включен.

В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

ДСП-документы в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.

Источник:
http://www.docdelo.ru/2013/10/blog-post_430.html

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Читайте также  Меценатство в России - виды, история и законы РФ о меценатстве, Детфонд Примакова

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

  • приказы по личному составу;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки работников;
  • личные дела работников;
  • уведомления работников;
  • командировочные удостоверения;
  • справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
  • протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

  • Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
  • Журнал учета входящей корреспонденции;
  • Журнал учета исходящей корреспонденции;
  • Журнал учета личных дел;
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • Журнал регистрации приказов по личному составу;
  • Журнал регистрации приказов на отпуск;
  • Журнал регистрации должностных инструкций;
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
  • Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

  • Журнал регистрации вводного инструктажа;
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Источник:
http://archive-tkr.ru/statyi/post/o-tom-kakiye-dokumenty-nuzhno-registrirovat-a-kakiye-net-shpargalka-deloproizvoditelya