Конференция ЮрКлуба

Конференция ЮрКлуба

Как вести книгу протоколов ООО

Marusik9 26 Feb 2009

В связи с принятием Фед. закона № 9-ФЗ от 09.02.09 (о внесении изменений в КоАП)
а именно в связи со ст. 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов 1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником
рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного
фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного
фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного
фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного
фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены
законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об
инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными
правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также
нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в
размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц —
от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной)
ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению
документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с
ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных
унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными
правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также
нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в
размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц —
от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.»;

Вопрос: как вести эту книгу протоколов (ст. 50 фз об ООО).

неужели по настоящему каждый протокол подшивать и после каждого протокола ляпать «прошито-пронумеровано».

раньше просто складывали в папочку, но учитывая нескромный размер ответственности (см. выше) — решили заняться этим вопросом.

Поделитесь опытом, пожалуйста.

Джинджер 26 Feb 2009

ст. 50 ФЗ об ООО

Общество обязано хранить следующие документы:
.
протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
.

ГДЕ сказано про КНИГУ?
каждый документ в файлик, и в скоросшиватель/папку, и все
Сообщение отредактировал Джинджер: 26 February 2009 — 16:48

Lucy 26 Feb 2009

ГДЕ сказано про КНИГУ?

Джинджер
Вот здесь:

Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества
.
Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.

Джинджер 26 Feb 2009

ГДЕ сказано про КНИГУ?

Джинджер
Вот здесь:

Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества
.
Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.

а чем не «книга» — подшивка в файлах?

Marusik9 26 Feb 2009

а чем не «книга» — подшивка в файлах?
[/quote]

смущают слова «подшивать» и «книга», а главное (учитывая размер штрафа и необходимость проверяльщиков его содрать) как буквально эти слова понимают ОНИ.
подшивать нитками сильно не хочется. но досточно ли будет скреплять в папке и вести реестр — это же не «подшивать».
Очень интересуют варианты.

Фрося Бурлакова 02 Mar 2009

смущают слова «подшивать» и «книга», а главное (учитывая размер штрафа и необходимость проверяльщиков его содрать) как буквально эти слова понимают ОНИ.

А можно уточнить — кто имеет право, кроме самих участников ООО, проверять ведение этой книги?

Marusik9 02 Mar 2009

Ukushu Zelenaya 02 Mar 2009

Субъект 2 02 Mar 2009

а чем не «книга» — подшивка в файлах?

Целостности нет, есть возможность легкого изъятия или добавления элементов.

Фрося Бурлакова 02 Mar 2009

ну протокол составляют «должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом»,

А для этого нужно дела передавать в архивный фонд. Это когда предприятие ликвидируется и докумнты передаются в архив.
Я думаю, пока ООО действует, единственно кто может проверить эту книгу протоколов — это нотариус, если у него заверять ( как того требуют новые правила) договоры по отчуждению доли в уставном капитале.
Но штрафовать нотариус не имеет право и протокол об административном правонарушении составлять тоже.
Хотя даже из-за нотариуса придется книгу такую заводить.
Еще думаю, что быстренько банки возьмут на воотружение и будут требовать такую книгу при предоставлении кредитов. открытии счетов и т.д.

John D. 02 Mar 2009

aas8080 02 Mar 2009

Я думаю, пока ООО действует, единственно кто может проверить эту книгу протоколов — это нотариус, если у него заверять ( как того требуют новые правила) договоры по отчуждению доли в уставном капитале.

а как же ст. 23.47?

Lucy 02 Mar 2009

обложку можно сделать «Книга протоколов за 200..» год

Ukushu Zelenaya
А почему не просто «Книга протоколов»?
ИМХО, прошнуровать ее можно только после «окончания».
А

Ukushu Zelenaya 02 Mar 2009

так мы и сейчас подшиваем протоколы в папочку-скоросшиватель. вот только

Целостности нет, есть возможность легкого изъятия или добавления элементов.

я так думаю, что время покажет и наложив пару штрафов уполномоченные органы таки дадут разъясниния как должна выглядеть эта мифическая «книга». вот только не хочется быть в числе тех, на ком такая практика будет оттачиваться

Lucy 02 Mar 2009

Целостности нет, есть возможность легкого изъятия или добавления элементов.

Прожектер и что?

секретарь ККС на каждом заседании вел записи вручную с чистого листа

John D.
непосредственно в книге?

Абвгд 02 Mar 2009

вот только не хочется быть в числе тех, на ком такая практика будет оттачиваться

Самое забавное, когда в книге — 1 протокол (годовое).

З.ы. кстати, а кто мне докажет, что у меня их больше? Одын. савсем одын.

Субъект 2 02 Mar 2009

Прожектер и что?

И всё
Снова начинается спор о нормах русского языка. отдельные страницы, с отдельным же оглавлением (описью) не есть книга. ИМХО.
Хотя в суде я, разумеется, готов отстаивать противоположную позицию вплоть до ВАСа

Lucy 02 Mar 2009

отдельные страницы, с отдельным же оглавлением (описью) не есть книга. ИМХО

Прожектер
Т.е. Вы предлагаете вести рукописный протокол ОСУ в прошнурованной ниге?

Ukushu Zelenaya 02 Mar 2009

Субъект 2 02 Mar 2009

Т.е. Вы предлагаете вести рукописный протокол ОСУ в прошнурованной ниге?

Yago 02 Mar 2009

а чем не «книга» — подшивка в файлах

. Ничего. А если ничего не нарушил, то и оштрафованным быть не за что.

Абвгд 02 Mar 2009

Господи, и вы это все серьезно ?? Аж тема целая

А че. хорошая тема. Как раз с утра улыбнуться.
Правда раздел выбран не правильно

Lucy 02 Mar 2009

Прожектер
ну а как можно что-нибудь напечатать в прошитой книге?

Marusik9 03 Mar 2009

Lucy 03 Mar 2009

наверное действительно будем прошивать протоколы по годам

Marusik9
А много у вас протоколов за год накапливается?

Источник:
http://forum.yurclub.ru/index.php?showtopic=221075

Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Читайте также  Как составить бизнес план для ИП - образец и основные разделы программы

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Кто занимается составлением протокола?

Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.

Основные разновидности документа

Протоколы подразделяются на эти разновидности:

  • Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.
  • Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.
  • Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.

Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.

Особенности составления

Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

  • Название компании.
  • Название документа.
  • Дата обсуждения.
  • Номер протокола и место его составления.
  • Текст документа: название, само «тело» документа.
  • Подписи и визы.
  • Название коллегиальной структуры.

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:

  • Руководители обсуждения.
  • Лицо, которое вело протокол.
  • Присутствующие на собрании.
  • Приглашенные лица.
  • Обсуждаемые вопросы.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.

К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.

Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.

Выписки из протокола

Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:

  • Основные сведения: названия компании, документа, номер протокола и место оформления.
  • Заголовок.
  • Реквизиты вводной части и оформляющей части.

Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.

Источник:
http://assistentus.ru/forma/protokol/

Протокол общего собрания учредителей ООО

В этой статье:

Образец протокола собрания учредителей

Образец протокола собрания учредителей. Страница 1

Образец протокола собрания учредителей. Страница 2

  • Скачать образец протокола общего собрания учредителей ООО. DOCX, 18 KB
  • Создать протокол и пакет документов для регистрации ООО автоматически.

Требования к составлению протокола

Протокол общего собрания учредителей входит в обязательный перечень регистрационных документов. Составляется он письменно и подписывается председателем и секретарем, которые избираются из числа участников собрания. Прошивать протокол не обязательно. Если в документе несколько листов, достаточно их пронумеровать и скрепить степлером или скрепкой.

Оформляется протокол в таком количестве экземпляров, чтобы хватило всем учредителям: по одному экземпляру каждому учредителю, один экземпляр в ФНС и один экземпляр для внутренней документации организации.

Все протоколы подшиваются в отдельную книгу, в которой должны храниться и видео или аудио записи собраний, если такая фиксация предусмотрена в уставе.

Протокол собрания участников ООО должен содержать обязательные пункты, без которых ФНС может отказать в регистрации:

  1. Название документа и наименование организации.
  2. Дата и место проведения собрания.
  3. Список присутствующих учредителей:
    • физические лица: ФИО, данные паспорта, прописка
    • юридические лица: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации и сведения о руководителе
  4. Повестка дня. В этом пункте пишется перечень вопросов, которые учредители будут решать на собрании. На этапе создания ООО выносите на обсуждение такие вопросы:
    • о полном и скоращённом фирменном наименовании общества;
    • о месте нахождения ООО (юридический адрес);
    • о подписании договора об учреждении;
    • об общем размере уставного капитала;
    • о доли каждого учредителя в уставном капитале;
    • об утверждении устава или о том, что ООО действует по типовому уставу, утвержденному Правительством РФ;
    • об избрании органов управления.
  5. Описание решений с подсчетом голосов. Каждый вопрос из повестки дня, расписывается: какой вопрос рассматривали, какое решение приняли, количество голосов «за» и «против».
  6. Подписи председателя и секретаря. Допускается подписание всеми участниками собрания, если такой способ удостоверения принят уставом общества.

После собрания, экземпляр протокола должен предоставляться каждому участнику тем способом, который прописан в уставе. Обычно председателю на это дается 10 дней, если в уставе не указан другой срок.

Другие поводы для собрания учредителей

В процессе работы общества с ограниченной ответственностью вы, как учредители, будете минимум один раз в год собираться на общие собрания. Каждое заседание должно заканчиваться составлением протокола, в котором фиксируются ваши решения.

На ежегодном собрании обычно рассматриваются вопросы по итогам деятельности организации за год. Можно проводить внеочередные заседания, на которые участники собираются по необходимости. Частота собраний закрепляется в уставе.

Общие собрания участников проводятся в таких ситуациях:

  • реорганизация или ликвидация общества;
  • выход участника;
  • смена юридического адреса;
  • утверждение документов, которые регулируют внутреннюю деятельность компании;
  • назначение нового директора или продление срока прежнего;
  • распределение дивидендов;
  • иные поводы, которые не противоречат законам РФ.

Источник:
http://sberreg.ru/protokol-obshchego-sobraniya-uchreditelej-ooo.do

Как правильно оформить протокол общего собрания в ООО

Автор: Анна Архипова, заместитель директора ООО «Первая Ростовская Налоговая Консультация», налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2020 г.

Наступает время годовых собраний для обществ с ограниченной ответственностью. И возникает вопрос: как правильно оформить протокол общего собрания?

В чем проблема

Дело в том, что многие компании уже столкнулись с отказами регистрирующего органа при попытке внести изменения в ЕГРЮЛ или в учредительные документы со ссылкой на пп. «а» п.1 ст. 23 «Закона о госрегистрации юрлиц и ИП «№ 129-ФЗ из-за того, что протоколы или решения участника не были оформлены в установленном законом порядке. А многие, принимая решения о выплате дивидендов, так пока и не столкнулись с этой проблемой, потому что эти протоколы не дошли до регистрирующего органа и на их недействительность не обратили внимание компаний. Следовательно, у таких компаний существуют риски признания таких протоколов оформленными не в соответствии с законом и, как следствие, ничтожными со всеми вытекающими отсюда последствиями. Давайте разбираться, как правильно оформить протокол.

Итак, законом от 05.05.2014 № 99-ФЗ ГК РФ был дополнен ст. 67.1, которая вступила в силу с 1 сентября 2014 г. В этой статье было указано, что протокол требует обязательного нотариального заверения, если иной альтернативный способ не установлен в уставе или в решении собрания участников. Компании, которые регистрировались уже после 1 сентября 2014 г. просто вносили необходимый пункт в устав, а те, которые были созданы до введения в силу этой новеллы поступали по-разному. Кто-то внес изменения в устав, кто-то решением собрания участников принятым единогласно установил иной способ подтверждения решений — он назван в законе альтернативным., Это, как правило, когда все участники ООО подписывают протокол, кто-то в каждом протоколе указывал на применение иного альтернативного способа удостоверения действительности протокола путем подписания его всеми участниками. Такая ситуация вполне устраивала и налоговый орган, и суды (Постановление АС ДО № Ф03-1249/2017 от 19.05.2017 по делу №51-10605/2016, Определение ВС РФ от 07.02.2019 №303-ЭС18-24418 по делу № А73-2343/2018)

Причем, суды со ссылкой на п. 107 Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015 «О применении судами положений раздела 1 части ГК РФ «указывали, что по смыслу абз. 2 п. 1 ст. 181.3, ст.181.5 ГК РФ решение собрания, которое нарушает требования ГК РФ, оспоримо, если из закона не следует, что оно ничтожно, следовательно, решения собраний участников хозяйственных обществ проводимых в очной форме, не удостоверенные нотариально, в соответствии с пп. 1 — 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, если иной способ удостоверения не установлен уставом ООО или решением общего собрания участников общества, которое принято участниками общества единогласно, являются ничтожными применительно к п. 3 ст. 163 ГК РФ.

Читайте также  В организации списывается компьютер в комплекте путем уничтожения, без оприходования драгметаллов и сдачи на утилизацию

Также суды ссылались на разъяснения, содержащиеся в п. 22 совместного постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 09.12.1999 № 90/14 «О некоторых вопросах применения Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» о том, что нарушение процедуры созыва собрания при условии принятия спорного решения всеми участниками хозяйственного общества, не может служить основанием для признания такого решения недействительным (пункт 5 статьи 36 Закона № 14-ФЗ).

В п. 1.6. Обзора судебной практики по спорам с участием регистрирующих органов № 4 (2017) доведенного до сведения регистрирующих органов Письмом ФНС от 28.12.2017 № ГД-4-14/26814@, приведен пример судебных актов по делу № А27-9529/2017, в которых суд апелляционной инстанции решил, что отказ в госрегистрации увеличения уставного капитала общества в связи с отсутствием нотариально удостоверенного протокола является правомерным. Но не стоит забывать, что протокол собрания участников ООО, подтверждающий принятие участниками решения об увеличении уставного капитала в соответствии с п. 3 ст. 17 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ с 01.01.2016. требует обязательного нотариального заверения независимо от наличия или отсутствия в уставе норм об ином способе подтверждения.

Что изменилось

И вот, 25 декабря 2019 г. ВС РФ издал «Обзор судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах» (далее — Обзор) которым изменил ход событий. В п. 2 Обзора указано, что само решение общего собрания, на основании которого в отношении последующих решений общества будет применяться иной не нотариальный способ подтверждения, требует нотариального удостоверения.

Суть дела была такова: Общество представило в региональный. орган документы для внесения изменений в учредительные документы, в т.ч. как и положено протокол собрания участников. Инспекция отказала на основании пп. «а» п.1 ст. 23 Закона «О госрегистрации» № 129-ФЗ. Отказ был основан на том, что протокол как бы не представлен, так как обществом не был соблюден порядок, установленный ст. 67.1 Г К РФ, то есть протокол не был нотариально удостоверен. В уставе общества не содержалось указания на иной (альтернативный) способ подтверждения. Суды первой и второй инстанции поддержали Общество. Однако суд кассационной инстанции отменил судебные акты нижестоящих судов и отказал в удовлетворении требования о признании решения об отказе в государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юрлица незаконным.

В п. 3 Обзора указано, что требования о нотариальном удостоверении, распространяются и на решение одного участника, так как направлены на то, чтобы исключить подделку решений. Суд указал на то, что закон не содержит никаких исключений касаемо обществ с одним участником. Довольно спорный довод, учитывая, что в обществах с несколькими участниками возможны споры между участниками по поводу решений оформляемых протоколами общих собраний, а как должен оспаривать свою же подпись на решении единственный участник общества остается загадкой. Единственное, что хорошо в этой ситуации, так это то, что ВС РФ указал, что такое правило будет действовать, начиная с 26.12.2019 и, таким образом, признавая легитимными те протоколы общих собраний и решений единственных участников, которые были приняты до этой даты и нотариально не удостоверялись – так как удостоверить их задним числом не представляется возможным.

Сразу после новогодних праздников Федеральная нотариальная палата РФ дала разъяснения в Письме от 15.01.2020 № 121/03-16-3 о том, что в связи с вышеуказанным Обзором ранее принятые решения общих собраний об ином (альтернативном) способе подтверждения не удостоверенные нотариально нотариусами в расчет приниматься не будут. Из разъяснений можно сделать вывод о том, что если в вашей компании до 26.12.2019 было принято решение об ином (альтернативном) способе подтверждения решений общего собрания: принятые до этой даты решения, которые подтверждены альтернативным способом будут сохранять свою силу, но принятые начиная с 26.12.2019 решения можно подтверждать альтернативным способом, то есть без нотариального удостоверения только в том случае, если переход на его применение удостоверен нотариусом. Также Федеральная нотариальная палата разъяснила, что разъяснения данные ею в 2014 г. о том, что решения единственного участника не нужно подтверждать нотариально в связи с изменившейся позицией ВС РФ больше не действуют.

Что делать

Таким образом, компании, у которых в уставе не закреплен иной (альтернативный) способ подтверждения решений могут сейчас действовать следующими способами:

Внести соответствующие изменения в устав, где закрепить иной способ подтверждения решений. При этом необходимо удостоверить протокол, которым утверждаются эти изменения в устав нотариально. Это лишние расходы на нотариальное свидетельство о верности протокола, но зато последующие решения заверять нотариально не потребуется.

Принять решение об ином (альтернативном) способе подтверждения решений общего собрания и нотариально его заверить, но тогда необходимо иметь несколько нотариальных копий свидетельства и протокола, чтобы иметь возможность представить их при дальнейших регистрационных действиях, а также банкам и иным контрагентам, проверяющим действительность решений общего собрания участников.

Каждый раз, принимая какое-либо решение, удостоверять его нотариально, что влечет совсем немалые расходы.

При этом удостоверение решения нотариусом применяется только тогда, когда необходимо удостоверить решение коллегиального органа управления, потому что в этом случае требуется участие нотариуса в общем собрании участников. В этом случае нотариус выдает свидетельство об удостоверении факта принятия решения органом управления юрлица и о составе участников, которые присутствовали при вынесении решения. Нотариус должен проверить правоспособность ООО, определить компетенцию общего собрания, то есть удостовериться на основании устава, может ли данный орган управления обществом принимать такое решение, а также определить наличие кворума участников на собрании на основании подсчета голосов, и определить наличие количества голосов, необходимых для принятия решения в соответствии с уставом общества. Нотариус должен установить личность участников общего собрания, их право на участие в собрании и полномочия. Нотариус не проверяет соблюдение порядка созыва общего собрания.

Если участник единственный, нотариус проверяет личность, полномочия этого лица и свидетельствует верность его подписи.

Так что обществам с ограниченной ответственностью в сложившихся обстоятельствах надо принять меры по определению способа принятия решений, дабы избежать отказов в государственной регистрации или просто признания решений общих собраний ничтожными.

Источник:
http://www.audit-it.ru/articles/account/basis/a79/1013610.html

Правила документального оформления решения общего собрания учредителей ООО

Факт организации коммерческого предприятия всегда фиксируется на бумаге. Дальнейшее функционирование созданной компании может проходить как при непосредственном и постоянном участии его основателей, так и посредством управления через нанятого директора. Однако есть ряд ситуаций, когда приказ руководителя не может служить основанием для принятия решения и необходим протокол общего собрания учредителей ООО.

Организация вне/очередного собрания

Согласно ст. 32 закона 14-ФЗ об ООО общее собрание участников является высшим органом управления, к компетенции которого относятся все вопросы, связанные с компанией. Традиционно для решения текущих проблем и оперативного руководства выбирается единоличный исполнительный орган – директор (наемное лицо из числа соучредителей или приглашенный со стороны специалист).

В статьях 34 и 35 закона 14-ФЗ сказано, что собрание учредителей ООО вправе в уставе предприятия определить перечень случаев и ситуаций, когда решение может быть принято только путем организации сборов и голосования. Таким образом, в законе закреплено единственное требование к частоте проведения очередных собраний участников – не реже одного раза в год для ознакомления с финансовыми итогами работы. При возникновении других важных для компании вопросов или по требованию одного из учредителей могут быть проведены внеочередные сборы.

Правила проведения очередного и внеочередного собрания во многом определяются уставом ООО. Однако следует обязательно учитывать нормы, установленные законом 14-ФЗ от 1998 года:

  • Сроки проведения. Очередной созыв совладельцев ООО должен произойти не ранее чем через 60 дней после регистрации общества и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.
  • Письменное уведомление о собрании учредителей ООО. Приглашение на собрание нужно направлять заказным отправлением с описью вложения. Извещение должно быть именным, направлять его лучше по всем известным руководству компании адресам.
  • Сроки уведомления. Направить приглашение нужно с таким расчетом, чтобы участник был извещен не менее чем за 30 суток до даты проведения собрания.
  • Формирование повестки. Перечень вопросов для обсуждения должен быть известен до начала собрания. Основной список формируется инициатором сборов. При этом при получении уведомления свои предложения в повестку могут вносить остальные участники – не позднее 15 дней до даты проведения мероприятия.
  • Подготовка дополнительных материалов. Если на собрании планируется обсуждение и утверждение итоговых отчетов, подписание важных соглашений или получение согласия на участие в новых проектах, всем учредителям нужно заранее направить проекты будущих документов и информационные материалы.
Читайте также  Какие отчисления делает в ПФР ИП -1 процент или фиксированный платеж

Предназначение протокола собрания учредителей

Важность документального фиксирования итогов проведения общих сборов трудно переоценить. Начиная со дня, когда участники приняли решение о создании компании, этот документ, как и протокол учредительного собрания общественной организации, будет взят за основу в работе ООО. И в дальнейшем в протоколах будут фиксироваться все жизненно важные решения совладельцев предприятия:

  • изменения или дополнения в отношении направлений коммерческой или общественной деятельности;
  • утверждение устава или изменения в нем;
  • увольнение и избрание директора, создание дополнительных органов управления и надзора;
  • утверждение баланса, распределение прибыли, формирование уставного капитала, назначение аудита;
  • согласие на вступление в другие общества и инвестирование в сторонние проекты;
  • решение о ликвидации или реорганизации бизнеса;
  • прочие вопросы, перечисленные в уставе как обязательные к обсуждению в рамках общего собрания.

Правила оформления итогового документа

Поскольку обсуждение проблем не всегда бывает гладким, а решение единогласным, особенно когда проводится внеочередное собрание учредителей ООО по спорным вопросам, важно придерживаться основных правил составления итогового протокола. Документ должен содержать следующую информацию:

  • полное наименование компании (без сокращений и аббревиатур);
  • название документа – «протокол общего собрания»;
  • место и календарную дату проведения сборов;
  • список присутствующих и отсутствующих лиц (в соответствии в реестром учредителей);
  • факт наличия необходимого для принятия решения кворума;
  • данные об избрании председателя сборов и секретаря, ведущего протокол;
  • повестку дня (по пунктам);
  • краткое изложение обсуждения по каждому вопросу повестки (важно не потерять и не исказить смысл сказанного) и результаты голосования по каждому пункту отдельно;
  • подписи присутствовавших лиц.

Образец документа

Законодательство о хозяйственных обществах не регламентирует образец заполнения протокола общего собрания учредителей ООО, поэтому его форму можно утвердить в приложении к уставу.

В данном случае важен не бланк, а полное отражение сути обсуждения и однозначное толкование зафиксированных решений.

Поскольку последнее изменение в порядок организации и проведения собраний по закону 14-ФЗ вносилось еще в 2009 году, следует учесть только дополнение к ГК РФ , зафиксированное в виде новых статей 185 и 185.1 в 2013-м. В них указано, что присутствовать на собрании могут уполномоченные представители участников ООО (на основании нотариальной доверенности или приравненному к ней документу).

Отметим, что образец протокола внеочередного общего собрания учредителей ООО ничем не отличается от того, который составляют при очередных сборах, кроме пометки в названии документа.

Регистрация протоколов

Принятое и оформленное документально решение нужно внести в общий реестр протоколов (книгу регистрации). При этом нужно помнить о некоторых нюансах, продиктованных ГОСТом Р 7.0.97-2016 об организационно-распорядительной документации:

  • документ распечатывается на листах формата А4 с одной стороны;
  • нумерация производится сквозным методом в течение года;
  • печать ООО на протоколе не ставится (обязательны только оттиски круглой печати учредителя-юрлица).

Если документ состоит из двух и более листов, у делопроизводителя не должен возникать вопрос, нужно ли прошивать протокол общего собрания учредителей. Это делается обязательно. Кроме того, листы протокола должны иметь сквозную нумерацию, а на обратной стороне последней прошитой страницы обязательно ставятся подписи председателя собрания и секретаря, а также оттиск круглой печати ООО.

Заверение протокола

Чтобы протокол имел законную силу, его должны удостоверить все присутствовавшие на сборах лица. Причем неважно, первое учредительное собрание ООО проводит или любое последующее.

С 2014 года в Гражданский кодекс внесена новая норма об особенностях управления и контроля в хозяйственных обществах (ст. 67.1 ГК РФ).

Теперь решение общего собрания подлежит нотариальному удостоверению. Это не касается ООО, которые предусмотрели другие формы заверения в тексте устава организации.

Обычно к нотариусу обращаются в случае принятия решений об учреждении, реорганизации, ликвидации компании, снятии и назначении директора. Остальные протоколы заверяют в упрощенном порядке:

  • В преамбуле отражаются сведения о подписантах:
    • Ф.И.О.,
    • дату рождения,
    • адрес регистрации,
    • данные паспорта.
  • Если соучредителем является юрлицо, указываются данные о выданной доверенности и должности уполномоченного лица.

Основное условие признания законности протокола – собственноручно проставленные подписи учредителей компании и наличие кворума.

Заключение

Владелец доли в обществе может принимать опосредованное участие в управлении бизнесом. Но для того чтобы не сомневаться в соблюдении своих интересов, он должен регулярно посещать очередные собрания участников и своевременно реагировать на уведомления организации о внеочередных сборах. Если исполнительный орган ООО четко придерживается требований устава организации и гражданского законодательства, спорные вопросы по принятым им решениям возникать не будут.

Источник:
http://ligabiznesa.ru/ooo/obshchaia-informatciia/reshenij-obshhego-sobraniya-uchreditelej-ooo.html

Протокол общего собрания участников ООО

Содержание:

Пример протокола общего собрания участников ООО

Протокол собрания учредителей — Создать протокол

  • Сформировать протокол автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненные документы и инструкцию по подаче Сформировать протокол
  • Скачать образец протокола собрания учредителей. DOCX, 18 KB

Правила проведения собрания

Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.

Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.

Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.

Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:

  • видеофиксация
  • аудиозапись
  • подписание протокола всеми участниками собрания

Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.

Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:

  • фирменное наименование организации
  • ее местонахождение
  • размер уставного капитала и доли учредителей
  • утверждение устава
  • избрание органа управления
  • подписание договора об учреждении ООО

В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.

Что нужно указать в протоколе

Очень важно составить протокол грамотно. Он входит в комплект документов для регистрации ООО. Протокол должен быть в письменном виде, его заверяют подписями председатель и секретарь. Их необходимо выбрать из числа присутствующих.

Сведения, которые необходимо включить в протокол обязательно:

  • название документа
  • наименование организации
  • паспортные данные учредителей, ФИО, прописка, указание, кто будет председателем заседания, а кто — секретарем
  • повестка дня — перечень вопросов, которые необходимо рассмотреть на собрании
  • по каждому вопросу пишется описание принятого решения и подсчет голосов «за» и «против», в протоколе о создании ООО не должно быть отрицательных голосов
  • подписи сторон. Лучше, если распишутся все участники общества, а не толкьо секретарь и председатель собрания;

Источник:
http://newbusiness.tinkoff.ru/protokol-obshchego-sobraniya-uchreditelej-ooo.do