В бюджетном учреждении бухгалтерский учет ведется с применением Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от N 174н

В бюджетном учреждении бухгалтерский учет ведется с применением Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. Пропуска, выданные ученикам, представляют собой пластиковую карту со встроенной микросхемой (смарт-карта), на которой записывается информация, позволяющая пройти через турникет, установленный при входе в здание школы. В бюджетном учреждении разработано и утверждено положение, регулирующее вопросы выдачи/сдачи смарт-карт работникам и ученикам школы. Первоначально смарт-карты учитываются в составе материальных запасов, учет выданных смарт-карт работникам учреждения ведется с использованием забалансового счета 27. Ответственным за организацию работы по выдаче смарт-карт ученикам, своевременной их замене, сдаче смарт-карт при отчислении ученика из школы (перевод, окончание) назначены классные руководители. Каков порядок бухгалтерского учета смарт-карт?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бухгалтерский учет смарт-карт, выданных школьникам, может быть организован на отдельном (специальном) забалансовом счете.

Обоснование вывода:
Бюджетное учреждение ведет учет хозяйственных операций на основании требований Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее Инструкция N 157н), Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н (далее Инструкция N 174н), а также федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора.
Отметим, что в случае передачи материальных запасов работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей такие активы подлежат списанию с балансового учета с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 385 Инструкции N 157н, п. 37 Инструкции N 162н). Однако для случаев выдачи имущества учреждения в пользование лицам, не являющимся его работниками (в рассматриваемом случае — это учащиеся школы), конкретного порядка учета не предусмотрено.
В такой ситуации порядок отражения на счетах бухгалтерского учета информации о выданных пропусках (смарт-картах) учащимся может быть установлен учреждением самостоятельно и закреплен в рамках формирования своей учетной политике, с соблюдением порядка, установленного п. 4 Инструкции 174н.
Так, например, учитывая специфику рассматриваемых активов, а именно, тот факт, что смарт-карты предназначены для выдачи ученикам школы в пользование, в бюджетном учреждении может быть организован учет на дополнительно введенном забалансовом счете по аналогии с учетом материальных ценностей, переданных в личное пользование работникам. Право учреждения вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование, предусмотрено абз. 3 п. 332 Инструкции N 157н.
Ведение на данном счете подробного аналитического учета в разрезе каждого ученика не обязательно — подробный учет электронных пропусков (смарт-карт), как правило, организуется в специальной Книге (специальном Журнале). Обязанность по ведению учета электронных пропусков по каждому ученику может быть возложена руководителем учреждения на специальное структурное подразделение или ответственное лицо, в том числе классного руководителя. При этом нет никакой необходимости дублировать эту информацию в регистрах бухгалтерского учета. На дополнительном забалансовом счете может учитываться, например, общее количество пропусков ответственному лицу (в условной оценке: один пропуск, один рубль).
Первичным документом, подтверждающим передачу смарт-карт учащимся (ответственному лицу), а также основанием для их списания с балансового учета и отражения на дополнительно введенном забалансовом счете может служить «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)» или Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Выбранный первичный документ для конкретной хозяйственной ситуации следует закрепить в учетной политике учреждения.
При таком способе учета хозяйственная операция по выдаче смарт-карт в пользование ученикам может быть отражена следующим образом:
1. Дебет 0 109 00 272 (0 401 20 272) Кредитом 0 105 Х6 440
— отражается выбытие смарт-карт при их выдаче ответственному лицу;
2. Одновременно отражается увеличение по дополнительно введенному забалансовому счету.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Андреева Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

13 апреля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник:
http://www.garant.ru/consult/budget/1194852/

Власть времени: Как использовать электронную пропускную систему

Ю. Ивлева

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

Что представляет собой электронная пропускная система? Офис оснащается техническими устройствами, например турникетами, которые:

— ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;

— фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.

Вариант 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

— отмечает фактическое время прихода и ухода работников;

— позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

— учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;

— фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.

Вариант 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

— автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;

— отмечать причины отсутствия работника;

— планировать графики работы;

— подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;

— рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Даже если в вашей организации установлен второй вариант «пропускного» программного обеспечения и у вас есть возможность использовать его для учета рабочего времени, отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя. Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работником . В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N Т-12 и Т-13 . И лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудинспекцией . Более продвинутые электронные системы позволяют формировать табель по формам N Т-12 и Т-13. Но вам все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.

Читайте также  Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Даже если у вас нет возможности применять электронную пропускную систему как систему учета рабочего времени, это не значит, что ее нельзя использовать для организации контроля за дисциплиной труда. Решений, когда суд принимает во внимание распечатки из обычной электронной пропускной системы в качестве доказательства опоздания или прогула, много . В одном споре работник пытался доказать, что сведения с электронной проходной в виде распечаток с компьютера не могут служить доказательством опоздания или преждевременного ухода с работы. Судьи же указали, что такие распечатки являются письменными доказательствами и должны учитываться при разрешении спора .

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства .

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха . Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

— вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;

— время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;

— передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.

Советуем руководителю

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

В случае спора с работником по факту его опоздания или прогула иногда бывает достаточно и исключительно данных электронной пропускной системы. Например, Свердловский областной суд признал опоздание работника банка доказанным на основе отчета электронной системы и даже проигнорировал свидетельские показания в пользу работника . Но переоценивать вес отчетов пропускной системы не следует. В большинстве своем суды исходят из совокупности представленных работодателем доказательств — актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени.

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему .

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Стоимость электронной пропускной системы, как правило, более 40 000 руб., а срок полезного использования — более года. Поэтому в налоговом учете ее нужно включить в состав основных средств, а расходы на приобретение списывать через амортизацию в составе первоначальной стоимости ОС .

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1

Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)

Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012

статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12

Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012

Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012

Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597

Источник:
http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a112/831560.html

Власть времени: как использовать электронную пропускную систему

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

  • ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;
  • фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.

ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

  1. отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
  2. позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

  • учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;
  • фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.

ВАРИАНТ 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

  • автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
  • отмечать причины отсутствия работника;
  • планировать графики работы;
  • подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
  • рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства 6 .

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха 7 . Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

  • вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
  • время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
  • передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.

Советуем руководителю

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему 9 .

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

Читайте также  ИП принимает на работу сотрудника: пошаговая инструкция

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

  • или требованиями безопасности;
  • или повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Стоимость электронной пропускной системы, как правило, более 40 000 руб., а срок полезного использования — более года. Поэтому в налоговом учете ее нужно включить в состав основных средств, а расходы на приобретение списывать через амортизацию в составе первоначальной стоимости ОС 10 .

  1. ст. 91 ТК РФ
  2. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1
  3. Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)
  4. Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012
  5. статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12
  6. Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012
  7. ст. 189 ТК РФ
  8. Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012
  9. Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597
  10. п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» N11, 2015

Источник:
http://www.klerk.ru/law/articles/421716/

Рассылка новостей журнала «Планово-экономический отдел»

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 7, июль 2017

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Электронная пропускная система: бухгалтерский и налоговый учет

Рубрика «Управление затратами и их учет»

Н.В. Борисенко, аудитор

В настоящее время многие организации приобретают электронные проходные, которые фиксируют время прихода работника на работу и его ухода домой. Производители предлагают множество вариантов таких проходных — как по техническому исполнению, так и по комплектации. Наличие электронной проходной, как правило, заставляет работников более ответственно относиться к трудовой дисциплине, что положительно сказывается и на показателях деятельности организации.

Статьей 133 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) определено, что наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании — уход. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени и других необходимых сведений. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время. Согласно ст. 110 ТК рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности.

На заметку

Действующим законодательством установлена обязанность нанимателя вести учет рабочего времени, однако только он сам решает, каким образом его организовать. Установленный порядок учета рабочего времени закрепляют в ЛНПА.

При наличии в организациях электронных проходных, как правило, каждому работнику выдаются именные бесконтактные карточки, по которым при прохождении работника через электронную пропускную систему фиксируется время его прихода на работу и ухода с нее. Также производители таких проходных предлагают программное обеспечение (далее — ПО) для систем контроля доступа, которое легко интегрируется в бухгалтерские программы, что, в свою очередь, дает возможность контролировать персонал без создания постов охраны в зданиях для фиксации времени прихода-ухода работников.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 7 (169), июль 2017 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Источник:
http://peomag.by/number/2017/7/Elektronnaya_propusknaya_sistema_buhgalterskij_i_nalogovyj_uchet/

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как в упрощенном порядке учитывать электронные проездные билеты (+ видео)

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.81.30.

Начиная с версии 3.0.81 в «1С:Бухгалтерии 8» упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников.

Приобретение нового билета в программе регистрируется отдельным документом Поступление билетов. Доступ к списку Поступление билетов осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Покупка.

Билет создается из формы списка Поступление билетов по команде Создать – Покупка. В открывшейся форме документа следует ввести данные билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов:

  • наименование агента или перевозчика, у которого приобретен билет;
  • наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;
  • общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.

Помимо вида операции Покупка в документе Поступление билетов используются виды операции:

  • Доплата — если к оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.);
  • Обмен — при изменении даты, маршрута и других параметров, при котором меняется номер электронного билета в системе бронирования;
  • Возврат — при отмене поездки.

Все приобретенные билеты отражаются в одноименном справочнике (раздел Справочники – Билеты). Из карточки билета можно перейти к списку всех операций с билетом.

Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.

В форме авансового отчета с видом Командировка при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылке, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией. Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.

Новая возможность учета электронных билетов позволяет отказаться от трудоемкого варианта учета билетов в качестве денежных документов, хотя пользователь по-прежнему может использовать и такой вариант.

Источник:
http://buh.ru/articles/faq/117321/

Власть времени: Как использовать электронную пропускную систему

Ю. Ивлева

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

Что представляет собой электронная пропускная система? Офис оснащается техническими устройствами, например турникетами, которые:

— ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;

— фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Читайте также  Штраф за непредоставление отчетности в ПФР в 2020 году

Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.

Вариант 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

— отмечает фактическое время прихода и ухода работников;

— позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

— учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;

— фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.

Вариант 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

— автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;

— отмечать причины отсутствия работника;

— планировать графики работы;

— подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;

— рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Даже если в вашей организации установлен второй вариант «пропускного» программного обеспечения и у вас есть возможность использовать его для учета рабочего времени, отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя. Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работником . В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N Т-12 и Т-13 . И лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудинспекцией . Более продвинутые электронные системы позволяют формировать табель по формам N Т-12 и Т-13. Но вам все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Даже если у вас нет возможности применять электронную пропускную систему как систему учета рабочего времени, это не значит, что ее нельзя использовать для организации контроля за дисциплиной труда. Решений, когда суд принимает во внимание распечатки из обычной электронной пропускной системы в качестве доказательства опоздания или прогула, много . В одном споре работник пытался доказать, что сведения с электронной проходной в виде распечаток с компьютера не могут служить доказательством опоздания или преждевременного ухода с работы. Судьи же указали, что такие распечатки являются письменными доказательствами и должны учитываться при разрешении спора .

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства .

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха . Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

— вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;

— время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;

— передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.

Советуем руководителю

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

В случае спора с работником по факту его опоздания или прогула иногда бывает достаточно и исключительно данных электронной пропускной системы. Например, Свердловский областной суд признал опоздание работника банка доказанным на основе отчета электронной системы и даже проигнорировал свидетельские показания в пользу работника . Но переоценивать вес отчетов пропускной системы не следует. В большинстве своем суды исходят из совокупности представленных работодателем доказательств — актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени.

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему .

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Стоимость электронной пропускной системы, как правило, более 40 000 руб., а срок полезного использования — более года. Поэтому в налоговом учете ее нужно включить в состав основных средств, а расходы на приобретение списывать через амортизацию в составе первоначальной стоимости ОС .

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1

Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)

Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012

статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12

Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012

Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012

Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597

Источник:
http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a112/831560.html