Журнал регистрации договоров

Журнал регистрации договоров

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Источник:
http://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-dogovorov/

Как регистрировать договоры?

Прошу объяснить, как правильно регистрировать договоры. 1. Например, почему у одного договора должны быть номера обеих его сторон через дробь? Почему мы не можем использовать только наш номер? Столкнулась с фактом, что в одной компании не хотят присваивать регномер, присвоенный при его подписании другой стороной. Объясняют это так: удобно отражать в регистрационном номере нужную нам информацию, например, в номере О-15/17 закодировать, что это: – О – договор по охране, – 17 – заключенный в 2017 году, – 15 – в данном году по данной тематике этот договор был 15-м по счету. Конечно, наш регномер можно «прятать» на обороте документа, но в этом случае при поиске обязательно нужно будет обращаться к Реестру / Журналу / СЭД для уточнения номера, присвоенного нашей организацией. 2. Есть еще чисто технический аспект. Канцелярия (или служба ДОУ) регистрирует только документы. То есть без подписи (или грифа утверждения) все «документы» являются только проектами. До подписания обеими сторонами договор тоже является проектом. Ведь бывают случаи, когда в процессе согласования 2-я сторона отказывается от заключения договора после того, как мы его уже подписали. Соответственно, присвоенный нами договору регистрационный номер становится неактуальным, а Журнал регистрации с актуальными и заключенными договорами тогда получается с пропусками, например, после номера О-1/17 идет О-15/17 (по записям в Журнале видно, что заключены только 1-й и 15-й договоры охраны в 2017 году, а остальные остались проектами). Я работала (хорошо знаю, настраивала и администрировала) такую СЭД, в которой были предусмотрены правильные решения: – до заключения договора его карточка находилась в статусе «Проект», и в СЭД фиксировался учетный номер проекта: «Проект договора №. »; – только после подписания договора всеми сторонами он получал статус «Актуальный» и ему присваивался регистрационный номер по утвержденному классификатору (например, «Проект № 45123» после подписания получал индекс «Договор № О-2/17»). С правовой точки зрения (укажите источник) почему мы не можем присваивать наш регистрационный номер при регистрации договора в случае получения подписанного другой стороной проекта договора, и использовать только его?

Читайте также  Бухгалтерский учет на производстве

Прежде чем отвечать на вопросы, отметим, что их автор совершенно правильно понимает технологию работы с договорами: их лучше делить на документопотоки с использованием классификатора, что позволяет настраивать маршруты согласования в СЭД.

Комментируя нумерацию проектов договоров, необходимо отметить следующее. Нумерация карточек («входных» форм) в СЭД осуществляется с целью их идентификации как информационных объектов, а не документов. Поэтому индексы проектов / файлов договоров, размещенных в карточках, которые присваивает СЭД, обычно рассматриваются как технические.

Технические индексы проектов документов в настоящее время рекомендуется оформлять как колонтитулы, тогда место для регистрационного номера договора визуально будет пустым. А при распечатке проекта документа на подпись лучше вообще не визуализировать технический индекс, чтобы он потом не служил для контрагента каким-либо идентификатором и никого лишний раз не путал.

Только после подписания проекта уполномоченным должностным лицом с вашей стороны:

  • договору присваивают регистрационный номер (индекс) в рамках соответствующего документопотока и по утвержденному классификатору договоров;
  • оформляют заранее согласованную сторонами дату договора и
  • удостоверяют подпись вашего представителя печатью организации (при ее наличии).

По смыслу положений Гражданского кодекса РФ дата является обязательным реквизитом договора, а его номер (индекс) рассматривается как факультативный реквизит. Но с позиций управления документами особенно в условиях применения информационных технологий, идентификация договора важна, поэтому номер ему стараемся присваивать.

Необходимо отметить, что договоры относятся к системе организационно-распорядительной документации и включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОК 011-93). Поэтому требования стандартов 1 на оформление организационно-распорядительных документов распространяются и на договоры. В связи с этим организации – стороны сделок для обеспечения юридической силы договоров должны учитывать в своей работе пункты 3.11 и 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 и пункты 5.10 и 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых сформулированы правила датирования и регистрации документов, составленных двумя и более организациями:

  • документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату;
  • при регистрации документов, составленных совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждой из организаций;
  • регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Таким образом, если организация является «инициатором» заключения сделки и как сторона договора в его преамбуле указана первой, то после подписания со своей стороны она проставляет свой регистрационный номер договора (в рамках утвержденной у себя системы классификации и индексации, в Примере 1 ООО «Альфа» присвоила договору номер О-2.17). Вторая сторона договора подписывает договор и регистрирует его по своим правилам, указывая свой номер после косой черты следом за номером, присвоенным первой организацией (в том же примере ООО «Омега» присвоила договору номер 05-17-158).

Т.е. каждая сторона имеет право «внести свою лепту» в индексацию договора. Но при этом любая сторона может и отказаться от этого права, используя только номер договора контрагента. Чтобы не было неожиданностей и путаницы, лучше проговаривать этот аспект с контрагентом до оформления этого реквизита.

Если договор заключен более, чем двумя сторонами, то каждая может внести свою лепту в формирование регистрационного номера договора, тогда в нем через косую черту может быть указано 3 и более номеров.

На что следует обращать особое внимание, т.е. где можно споткнуться:

1) с длинными номерами сложнее работать на всех этапах, в них чаще допускают ошибки: и в регистрационных формах, и при ссылке на них во всевозможных документах (в актах, платежках, приложениях к договорам и т.д.);

2) если структура номера договора в какой-то организации содержит не только тире, точки, но и косую черту, то потом итоговый сложный номер визуально тяжелее будет расчленить на части, принадлежащие каждой стороне договора. Например, не сразу и не каждый догадается, как поделить такой номер на 2 части: О-2/17/128-м/05-17.
Вывод: когда будете утверждать правила индексации договоров, отделяйте составные части индекса знаками, не похожими на косую черту;

3) на практике возможна ситуация, когда после подписания договора одной стороной она уже может начать его исполнять, оформляя последующие документы, где будет фигурировать только присвоенный ею «первоначальный» номер. А потом она может получить этот же договор, подписанным другой стороной с добавлением им «второй» части номера.
Тогда придется исправлять ранее оформленные документы, потому что запретить второй стороне присваивать удобный ей номер нельзя. Хотя договориться об этом стороны договора могут:

  • устно или
  • зафиксировав в тексте этого документа, например, так: «регистрационным номером договора признается номер, присвоенный Заказчиком».

Но есть и другой выход из ситуации, если удастся так настроить работу вашей СЭД:

  • «первый» номер контрагента будет считаться регистрационным номером договора, именно он будет красоваться в заголовочной части документа (вы сюда вносите свой номер, только если контрагент откажется от этого права);
  • если регистрационным номером оказался не ваш, а для систематизации договоров вам удобен свой, то считайте свой номер техническим в СЭД, а на документе проставляйте его, например, на обороте последней страницы договора;
  • в Журнале регистрации договоров может быть 2 графы: «1. Регистрационный номер договора» и «2. Технический номер договора». Если контрагент присвоил свой номер документу, то он попадает в 1-ю графу, а ваш номер – во 2-ю. Если номер присваивали только вы, то он будет идентичным в обеих графах. При таком подходе можно избегать сложных длинных номеров, но тогда это надо проговаривать с контрагентом, любезно уступая ему право устанавливать регистрационный номер договору и проставляя свой номер как учетный (технический);
  • обратите внимание: регистрационный номер договора должен быть идентичным на всех его экземплярах (и красоваться в заголовочной части документа), а технический номер каждая сторона может присваивать ему по своему усмотрению, даже не информируя о нем другую сторону.

Выбранный способ надо настроить в СЭД и зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в Регламенте договорной работы или Инструкции по делопроизводству.

Если все-таки договор остался без номера, то на него ссылаются так: «договор поставки от 04.04.2018 № б/н» или «договор поставки от 04.04.2018».

Источник:
http://delo-press.ru/faq/documents/47516-kak-registrirovat-dogovory/

Особенности учета трудовых договоров в книге регистрации

Кадровые сотрудники обязаны контролировать не только численность непосредственно работников в компании, но и всей документации, которая подписана между владельцем и нанятыми лицами. Журнал регистрации трудовых договоров — одна из справочных книг, помогающих учитывать все соглашения, заключенные компанией с сотрудниками.

Характеристика документа

Согласно общему кадровому законодательству, ведение документа о регистрации договоров и соглашений между сотрудниками и компанией не считается строго обязательным условием. Но если обратить внимание на простые нюансы ведения документооборота, то там говорится об учитывание всего, что имеет справочный характер. Чаще инспекция при проверке требует сотрудников кадровиков предъявить такую книгу. Следовательно, лучше не ссылаться на Трудовой кодекс, а хранить документацию всю в порядке, тем более, что так значительно облегчается труд большинства работников отдела кадров.

Цель записей

Книга учета трудовых договоров облегчает труд кадровых работников. Проще держать под рукой один журнал регистрации, чем всегда копаться в огромном количестве оригиналов. Есть и другие преимущества:

Читайте также  Печать ООО 2020, ООО без печати, заказать печать для ООО, нужна ли регистрация печати ООО, требования к печати ООО, отмена печатей для ООО и АО

  • Кадровый работник быстро найдет важную бумагу при возникновении конфликта между сотрудником и организацией.
  • С осуществлением записей в книге кадровикам легче искать необходимую информацию для любого вида справок.

Несмотря на отсутствие обязательств по ведению журнала, если его нет, у компании могут возникнуть трения с различными инспекциями. Также книга регистрации трудовых договоров есть в списке стандартных управленческих бумаг. Да и общее мнение кадровиков утверждает неоспоримое удобство наличия такого документа под рукой.

Плюсы для кадровой службы

Сотрудники многочисленных отделов по работе с персоналом в один голос заявляют, что достоинств в наличии журнала учета трудовых договоров точно больше, чем минусов. Для начала — удобство. Все важные данные о различных соглашениях, основных и дополнительных между компанией и сотрудником заключены в единственном месте. Ее сложно потерять или не заметить. Любая официальная бумага, необходимая работнику выдается по данным, содержащимся в этом документе.

Важно знать! Даже в небольших индивидуальных фирмах, где полностью режим самоуправления и директор является одновременно и кадровым сотрудником, и бухгалтером, наличие рассматриваемой книги не помешает, чтобы вести статистику привлеченных работников. Легко проследить и возникновение «текучки».

Содержание

Если следовать основам создания первичной документации, у книги регистрации трудовых договоров должна быть оформлена обложка, а сам журнал иметь несколько необходимых для заполнения столбцов. На титульной странице расписаны данные с датой начала ведения документа, а также оставлена графа для срока окончания. Каждый лист имеет свой номер, чтобы не было возможности удалить информацию.

На первой странице указывается подробный пример заполнения. На следующей — данные об ответственных лицах. Затем каждый разворот оформляется по правилам учета.

Вся внесенная информация должна быть в форме таблицы, поскольку так удобнее и заполнять и искать нужные данные. Количество граф зависит от специализации и деталей трудоустройства конкретной компании. Обычно их не больше 10.

Количество экземпляров

Для качественного учета всех договоров достаточно иметь одну книгу, которая хранится сначала в отделе кадров, а затем после окончания пломбируется и передается в архив. Иногда сотрудники служб для уверенности и сохранности информации ведут 2 экземпляра. Один в бумажном виде, другой — в электронном.

Особенности оформления

Все тонкости производимых записей отвечают общим законам ведения первичной документации. Даже неопытный кадровый сотрудник легко разберется, как правильно заполнять журнал регистрации соглашений к трудовым договорам. Если возникнет потребность, можно собрать справки для ПФР, используя данную информацию. Поэтому она и хранится по 75 лет в архивах. Так нужные данные не исчезнут. Они могут понадобиться и при налоговой проверке, также для пенсионных начислений в ФСС, некоторые справки для подтверждения у нотариуса и юристов.

Требования к формату документа

Согласно правилам данный учет можно вести в бумажной и электронной версии. Чаще всего, несмотря на повсеместную компьютеризацию, преобладает классический вариант. Есть несколько основных правил по формату:

  • обложка предусмотрена в жестком или умеренно плотном варианте, чтобы книга прослужила дольше;
  • в книге бумага используется с параметрами плотности не менее 60 г на квадратный метр;
  • обложка обязательно содержит полное название компании-работодателя;
  • каждая страница пронумерована;
  • на последней расписать дату, когда журнал был прошит, опломбирован и сдан в архив.

Внимание! Больше правил и требований именно к формату нет, поскольку он не утвержден на законодательном уровне. Это произвольный документ. Но перечисленные нюансы необходимо помнить, чтобы журнал не вызвал нареканий со стороны проверяющих организаций.

Правила заполнения и порядок ведения

Каждый журнал заполнен в виде таблицы, где графы имеют четкое назначение. Оформляет книгу кадровый работник, он же отвечает за ее ведение. В классическом экземпляре должно быть 9 заполненных столбцов. Но по ситуации количество может варьироваться.

  1. Номер регистрации трудового договора — это число по порядку записи, важно не вносить сюда цифры самого соглашения.
  2. Дата подписания.
  3. Его непосредственный номер.
  4. Ф.И.О. нового работника.
  5. Специализация или должность.
  6. В какое именно отделение принят.
  7. До какой даты договор действителен.
  8. Характер трудоустройства (основная работа или по совместительству).
  9. Дополнительные документы.
  10. Примечания.

В зависимости от специфики фирмы могут понадобиться и другие столбики для внесения информации. Это стандартный вариант, признанный в большинстве компаний.

Источник:
http://trudopravo.ru/contract/dokumentatsiya/zhurnal-registratsii-trudovyh-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров

Зачем нужен

Необходимость наличия документов определяется внутренней политикой делопроизводства каждой конкретной компании. Книга регистрации трудовых договоров относится к таким формам. Закон не обязывает иметь такой журнал, но если работодатель считает необходимым вести учет соглашений, то форма этого документа и порядок его ведения утверждается локальным нормативным актом. В качестве обоснования необходимости существования этого документа приведем следующие факты:

  • наличие документа помогает в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах, с его помощью косвенно подтверждается надлежащее оформление трудовых отношений с работником;
  • с его помощью доступен быстрый поиск и обработка нужной информации о рабочей деятельности человека, о датах приема на работу и реквизитах документов, которыми этот прием оформлен (удобно, если необходимо выдать справку о занятости);
  • он удобен для внутреннего пользования, в некотором роде заменяет опись к архиву документов;
  • в графе «Примечания» пишут информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, результаты прохождения испытания и пр.

Правила ведения и заполнения

Форма книги произвольная, количество столбцов и их названия не лимитированы. Журнал трудовых договоров ведется сотрудником отдела кадров, который несет за него ответственность. Заполняют форму как в бумажном, так и в электронном виде, работники не обязаны знакомиться с его содержанием, поэтому на бумаге экономят. Инспекторов контролирующих органов этот документ тоже не интересует по причине добровольности его существования. Если спрашивают про эту книгу, то от отчаяния найти хоть какие-то нарушения. А вот для внутренних аудиторов он представляет интерес, поскольку журнал регистрации трудовых договоров обязателен при наличии соответствующего внутреннего нормативного акта, и правила его ведения в этом случае утверждает руководитель организации.

Если принимается решение вести книгу на бумаге, то листы придется распечатывать и прошивать. Структурно она состоит из двух разделов: титульный лист и сама форма регистрации. На титульном листе указывают:

  • наименование компании;
  • период, за который вносятся сведения;
  • Ф.И.О. сотрудника, ответственного за его ведение.

Внесение записей происходит следующим образом:

  1. Вписывают номер записи по порядку.
  2. Фиксируют дату заключения контракта.
  3. Присваивают номер (что для договора, что для дополнительного соглашения к нему).
  4. Указывают Ф.И.О. работника полностью.
  5. Пишут должность, профессию, структурное подразделение, куда принят сотрудник.
  6. Ставят дату.

В форме имеет смысл предусмотреть столбцы и для более детальной информации, в зависимости от потребностей организации, например:

  • указание о том, является ли эта работа основной или по совместительству;
  • дата получения работником экземпляра документа;
  • реквизиты приказа о приеме на работу и пр.

В конце оставляют свободный столбец для примечаний.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Где хранить и сколько

Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 предусматривает срок хранения книг и журналов учета трудовых договоров 75 лет. Место хранения определяет работодатель.

Источник:
http://clubtk.ru/forms/trudovoy-dogovor/zhurnal-registratsii

Журнал регистрации договоров: правила составления

Назначение журнала

В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.

Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.

Читайте также  Формула коэффициента быстрой ликвидности по балансу

Организация учета и хранение

Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров. Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов.

Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам.

Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу. Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации.

В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь. Правила ведения закрепите в учетной политике.

Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.

Статьи в помощь предпринимателю:

  • Существенные условия договора поставки.
  • Виды гражданско-правовых договоров.
  • Какие бывают типы договоров.

Форма журнала

Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:

  • порядковый номер записи в журнале,
  • номер регистрации по утвержденному правилу,
  • тип договора,
  • предмет (суть) договора,
  • дата заключения,
  • срок действия,
  • наименование стороны-контрагента,
  • ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
  • место хранение журнала.

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!

Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.

Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:

Источник:
http://bzkey.ru/zhurnal-registracii-dogovorov-pravila-sostavleniya/

Журнал регистрации договоров

Журнал регистрации договоров (иногда его также называют реестр) позволяет составить полный перечень заключенных соглашений как с контрагентами, так и с физическими лицами (в первую очередь сотрудниками, подписавшими трудовые договоры). Ведение этого документа необязательно, хотя в большинстве случаев это в интересах самой компании. Благодаря реестру можно легко найти любой договор, уточнить информацию о дате его заключения и другие сведения. Образец и правила оформления журнала описаны в статье.

Скачать бланк журнал регистрации договоров (word)

Образец заполнения журнала регистрации договоров (word)

Назначение и виды документа

Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:

  • систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
  • быстро найти нужный документ;
  • узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
  • вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.

Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:

  1. Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
  2. Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.

Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.

На практике различают несколько разновидностей журналов:

  • по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
  • по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
  • по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).

Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.

Образец журнала регистрации договоров и правила оформления

Вести журнал может:

  • секретарь
  • другой помощник руководителя
  • юрисконсульт
  • делопроизводитель
  • бухгалтер
  • сотрудник отдела кадров и другие работники, уполномоченные руководителем.

Порядок ведения, примеры заполнения формы журнала необходимо уточнить в отдельной инструкции, которая утверждается распоряжением руководителя. При этом компания может выбрать абсолютно любую форму ведения, поскольку единый образец не разработан.

На титульном листе содержится название документа, указывается ФИО и должность ответственного за его оформления, а также дата начала ведения (в конце прописывают дату окончания). Сам перечень соглашений оформляется в виде таблицы, которая содержит такие данные:

  • номер и дата подписания;
  • вид договора;
  • название контрагента, адрес либо ФИО сотрудника, с которым подписан трудовой договор;
  • кто из сотрудников подписал соглашение от имени компании – ФИО, должность;
  • количество экземпляров;
  • вид документа – оригинал или копия;
  • место хранения (в конкретном отделе, у сотрудника, в филиале и т.п.).

Образец заполненного бланка журнала регистрации договоров выглядит так.

Что касается регистрации трудовых договоров, здесь есть своя особенность. Как правило, в таком бланке содержится дополнительная графа, в которой сотрудник обязан поставить свою подпись. Она подтверждает факт получения оригинала трудового соглашения на руки (обычно подпись ставят в первый день трудоустройства).

Для создания журнала можно приобрести специальный бланк с прошитыми страницами, завести отдельную тетрадь или сшить несколько десятков/сотен листов А4, приклеив титульный лист и корочку. Заполнять реестр можно рукописным или печатным способом. Для этого применяется синяя либо черная ручка. Исправления, зачеркивания и помарки не допускаются.

Хранится документ у ответственного сотрудника, который отвечает и за его заполнение. Часто это секретарь, делопроизводитель или юрисконсульт. Порядок запроса информации из реестра регулируется внутренними актами компании. Как правило, на запрос имеют право только отдельные сотрудники при возникновении заранее определенных причин.

Порядок нумерации документов

Договоры можно нумеровать произвольным способом, однако трудовые соглашения подлежат сквозной нумерации с начала года. По каждому документу нужно указать номер и год подписания – тогда его можно будет однозначно идентифицировать среди множества подобных.

Конкретный порядок нумерации законодательством не регулируется. Поэтому организация может обновлять порядок с каждого нового года либо по истечению другого периода. К тому же в номера документов можно вставлять и другие обозначения – буквы, знаки препинания. Например, ДП №17-2018 – так можно обозначить договор поставки №17, который был заключен с контрагентом в 2018 году.

Источник:
http://2ann.ru/zhurnal-registracii-dogovorov/