Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Источник:
http://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-ishodyashchih-dokumentov/

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:

  • обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  • систематизации и обработки корреспонденции;
  • облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  • обеспечения сохранности документов;
  • проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

  1. В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
  2. В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
  3. В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  • Регистрационный номер;
  • Дата поступления/отправки документа;
  • Вид документа;
  • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  • Тема/содержание письма;
  • Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  • В дело №;
  • Способ доставки письма или пр.;
  • Количество страниц;
  • Резолюция;
  • Отметка об исполнении;
  • Кем подписано;
  • Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

  • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
  • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
  • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Источник:
http://pro-document.ru/registratsiya-dokumentov-vhodyashhaya-i-ishodyashhaya-korrespondentsiya/

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Читайте также  Как проще и дешевле ликвидировать ООО без деятельности, сотрудников и расчетного счета?

Для чего нужен?

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

    облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;

сокращает сроки исполнения поручений руководства;

помогает контролировать работу подчиненных;

  • повышает продуктивность работы.
  • Виды журнала: их преимущества и недостатки

    Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

    В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

    Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

    Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

    Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

    К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

    Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

    Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

    Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

    Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

    Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

    Документы, не подлежащие обязательной регистрации

    Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

    Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

      Корреспонденцию поздравительного и личного характера.

    Прессу и периодику.

    Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).

    Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.

    Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.

    Формы и бланки, кроме строгой отчетности.

  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
  • Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

    Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

    Оформление

    Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

    На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

    Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

    Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

    Основные графы

    Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

    Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

    При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

    Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

    Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

    В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

    Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

    Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

    Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

    Дополнительные графы

    В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

    В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

    Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

    В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

    Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

    Правила заполнения

    Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

      Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.

    Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.

    Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.

  • В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.
  • Особенности ведения

    В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

    Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.

    Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

    В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

    Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.

    Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

    Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-59-45 (Москва)
    +7 (812) 425-60-37 (Санкт-Петербург)

    Источник:
    http://101million.com/dokumenty/zhurnaly/vhodyashhej-i-ishodyashhej.html

    Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

    В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

    Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

    Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

    • Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
    • Получаемые (входящая корреспонденция).

    Рассмотрим значение каждой категории.

    Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

    • Вышестоящие инстанции.
    • Нижестоящие организации.
    • Предприятия-партнеры.
    • Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

    Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

    Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

    Документы для нижестоящих организаций

    Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

    Читайте также  Как закрыть кфх в 2020 юрлицо упрощенно

    Документация для фирм-партнеров

    Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

    Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

    Документация в рамках одной организации

    Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

    Правила оформления журнала

    Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

    Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

    Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

    Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

    Компьютер в помощь!

    В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

    • Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
    • Принтер.
    • Сканер.
    • Компьютерную электронную почту.
    • Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

    Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

    Сколько нужно журналов?

    Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

    • Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
    • Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
    • Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

    Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

    Как вести записи в журнале

    Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

    Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

    • Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
    • Дата отправления.
    • Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
    • Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
    • Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
    • Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
    • Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
    • Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
    • Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
    • Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

    Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

    В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

    Входящая корреспонденция

    Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

    1. Вышестоящие инстанции.
    2. Нижестоящие организации.
    3. Фирмы-партнеры.
    4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
    5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

    Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

    Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

    Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

    Работа с поступающим документами

    Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

    Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

    • Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
    • Дата получения.
    • Организация, направившая документ.
    • Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
    • Название документа.
    • Количество экземпляров.
    • Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

    Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

    Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

    Кто ведет учет?

    Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

    В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

    Как нужно правильно вести учет входящей документации?

    Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

    На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

    На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

    Как вести учет исходящей корреспонденции?

    Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

    Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

    Читайте также  Финансовый анализ

    Зачем нужен учет корреспонденции?

    Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

    • Упорядочивает документооборот.
    • Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
    • Рационализирует обмен информацией внутри производства.
    • Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
    • Помогает быстро найти необходимый документ.

    Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

    Источник:
    http://fb.ru/article/400750/ishodyaschaya-korrespondentsiya-jurnalyi-registratsii-ucheta-obraztsyi-pravila-zapolneniya

    EmeraldSoft

    Инсталяционный пакет программы Электронный журнал корреспонденции

    Скачать файл установки версия 3.4.5 Lite version (Для работы секретаря, однопользовательская версия)

    Скачать файл установки версия 3.4.5 Network version (Для использования в компьютерной сети с использованием ролей (Секретарь, Автор резолюции, Пользователь-исполнитель, Администратор), многопользовательская версия)

    Содержит программу Электронный журнал корреспонденции (клинтскую часть и файл БД), руководство пользователя, руководство по первому запуску программы и файл с описанием последних изменений программы.

    Версия клиентской части программы 3.4.5

    1. В справочнике адресатов в таблице данных установлена сортировка по умолчанию «по убыванию». Последние введенные Адресаты (откуда поступила коррспонденция) будут отображаться в таблице сверху.
    2. В режимах «Картотека документов«, «Журнал входящих документов«, «Журнал исходящих документов» в таблицу системы поиска и отбора документов добавлена строка «Номер дела» для дополнительного условия отбора по номеру дела в номенклатуре. В условии для поиска установлено значение «из перечня». Значение поля «Номер дела» можно выбрать из справочника нажатием правой кнопки мыши (непосредственно в столбце «значение поля»).

    Внешний вид системы поиска и отбора в режиме «Картотека документов»:

    Подробнее об использовании системы поиска и отбора документов программы АС Электронный журнал корреспонденции см. Руководство пользователяп.6.1.

    Нажав правую кнопку мыши в строке таблицы поиска с наименованием поля «Номер дела» в столбце «Значения полей» появится окно для выбора нужного номера дела из номенклатуры.


    3. Исправлена ошибка выбора значения для номера дела в регистрационной карточке исходящего документа.
    4. Иправлена ошибка при добавлении исполнителя входящего документа, если не выбрана дата резолюции документа.
    5. Изменен внешний вид режима «Пользователи и пароли». Данный режим доступен только для пользователей с ролью «Администратор» (Admin), а также пользователю SYSDBA. Подробнее о пользователях и ролях см. руководство пользователя программы п.8.1-8.2. Все функциональные действия в режиме перенесены на панель управления в пункт «Функции».

    Версия клиентской части программы 3.4.4

    1. В регистрационной карточке входящего/исходящего документа (вкладка «Электронные копии документа«) исправлена ошибка добавления файлов при помощи перетаскивания мышью из других приложений (технология Drag&Drop).

    2. Добавлена возможность экспорта электронных документов (вкладка «Электронные копии документа«) при помощи перетаскивания выделенных файлов мышью.

    Для экспорта из программы файлов, содержащих электронные копии документов при помощи мыши необходимо сначала выделить требуемое количество файлов, затем удерживая левую кнопку мыши перетащить курсор в другую программу или окно и отпустить кнопку мыши. Произойдет копирование выделенных файлов из базы данных программы.

    3. В главном меню программы изменены пункты раздела «Контроль». Удален подраздел «Контроль за исполнением«, содержащий пункты для текущего и предварительного контроля входящих документов. Добавлен пункт Контроль за исполнением входящих документов, в котором возможен отбор и контроль документов на текущую дату и будующие периоды.

    4. В режиме «Анализ — Электронные копии документов» изменена функция открытия электронного документа (для устранения конфликта использования памяти ОС Windows 7-8).

    5. Оптимизирован программный интерфейс в режимах Журнал входящих/исходящих документов. Увеличено быстродействие поиска и открытия регистрационной карточки входящих/исходящих документов.

    6. Изменен внешний вид режимов программы Контроль за исполнением входящих документов и «Печать входящих/исходящих документов». Внешний вид стал единообразным для всех основных оконных режимов, включающих такие элементы: панель управления, таблица данных, статусная строка. Панель управления также имеет схожие элементы поиска, выделения записей, поиска и отбора, функции и др.

    Внешний вид режима Контроль за исполнением входящих документов:

    Внешний вид режима «Печать реестров входящих/исходящих документов«:


    7. В режиме «Контроль за исполнением входящих документов» дополнительные сведения документа находятся в выпадающей панели, что позволяет отображать большее количество находящихся на контроле документов на экране монитора.


    8 Обновлена таблица главного меню программы АС Электронный журнал корреспонденции с учетом удаления и добавления элементов меню (см.п.3).

    Версия клиентской части программы 3.4.3

    1. Исправлена ошибка фильтрации данных в стравочной системе.
    2. Исправлена ошибка контекстного поиска внутри электронных копий документов в режиме «Электронные копии документов» (Ветка «Анализ»).»
    3. Исправлена ошибка чтения параметра «Количество отображаемых записей в картотеке» (Меню «Вид -> Количество отображаемых записей в картотеке»).
    4. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.
    5. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов.
    6. Обновлены параметры, необходимые для регистрации программы.
    7. Открыт доступ к режиму «Сканирование документов» в регистрационной карточке входящего и исходящего документа (закладка «Электронные копии документа«).
    8. В справочнике стандартных резолюций поле «содержание стандартной резолюции» увеличено до 512 символов.

    Версия клиентской части программы 3.4.2

    1. Добавлен агент оповещения пользователей о новых зарегистрированных входящих документах, о документах, с наступившими сроками исполнения. Пользователям с ролью в программе «Автор резолюции» агент оповещения информирует о новых исходящих документах, которые необходимо рассмотреть (утвердить/отклонить).

    Агент оповещения располагается на системной панели Windows.

    Возможна настройка периода оповещения пользователя о произошедших событиях, настройка отображения программы на панели задач Windows.


    2. Добавлены разрешения на добавление/удаление электронных копий документов всем пользовательям программы. Ранее такими правами обладал только пользователь с ролью «Секретарь».
    3. Длина поля «Ход исполнения» входящего документа увеличена с 50 до 256 символов.
    4. Длина поля «Регистрационный номер бланка» входящего документа увеличена с 10 до 20 символов.

    Версия клиентской части программы 3.4.1

    1. Открыт режим «Ответственные и исполнители по подразделениям».

    Внешний вид режима представляет древовидную структуру, позволяет представить штатное расписание организации в виде дерева, в котором его ветви являются структурными подразделениями, сотрудниками. Количество вложений ветвей кадровой структуры компании не ограничено.

    Пример древовидной структуры компании:

    2. В справочник адресатов добавлено поле «Адрес местонахождения».

    3. В регистрационной карточке входящего документа изменен внешний вид и расположение сведений.


    4. Размер поля «Дополнительная информация» входящего и исходящего документа увеличено до 2048 символов.

    5. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.

    6. В регистрационной карточке входящего документа изменен внешний вид и расположение сведений. Регистрационная карточка исходящего документа разбита на 6 закладок:
    — Сведения об исходящем документе;


    — Утверждение документа;

    — Входящий документ для снятия с контроля;

    Электронные копии документа.

    7. В регистрационной карточке входящего и исходящего документа кнопка «электронная копия документа» вынесена на отдельную закладку.

    Источник:
    http://www.emerald-soft.ru/programms/p-1/new-version/

    Журнал регистрации входящих документов, 96 л., бумвинил, блок офсет, А4 (200×290 мм), BRAUBERG, 130146

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.
    • Количество листов: 96 шт.
    • Плотность внутреннего блока: 60 г/м 2 .
    • Тип скрепления: твердый переплет.
    • Ориентация: вертикальная.
    • Производитель: Россия.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал производственных работ.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Цвет чернил: ассорти.
    • Количество в наборе: 4 шт..
    • Длина сменного стержня: 142 мм.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.

    Характеристики

    • Формат: А4.
    • Назначение: журнал регистрации.
    • Внутренний блок: офсет.
    • Количество листов: 96 шт.
    • Плотность внутреннего блока: 60 г/м 2 .
    • Тип скрепления: твердый переплет.
    • Ориентация: вертикальная.
    • Тиснение фольгой: да.
    • Тип обложки: твердая.
    • Материал обложки: бумвинил.
    • Плотность обложки: 300 г/м 2 .
    • Длина: 290 мм.
    • Ширина: 200 мм.
    • Цвет: синий.

    Журнал регистрации входящих документов BRAUBERG оформлен в соответствии с правилами бухгалтерского и управленческого учета. Высокое качество обложки и внутреннего блока.

    Имеет жесткую книжную обложку, покрытую синим бумвинилом плотностью 300 г/м 2 . Название на обложке выполнено тиснением фольгой. Вертикальная ориентация. Внутренний блок содержит 96 листов офсетной бумаги плотностью 60 г/м 2 разлиновкой и текстом, облегчающими ведение записей. Формат А4 (200×290 мм).

    Журнал регистрации входящих документов BRAUBERG — один из основных помощников руководителей, способствующих развитию и улучшению качества производства или обслуживания. Спешите приобрести все необходимое для организации трудовой деятельности в нашем интернет-магазине!

    Источник:
    http://www.office-planet.ru/catalog/goods/zhurnaly-registracii1/130146/